Uansett hvilken datamaskin du bruker på jobb, Windows eller Mac, er sjansene for å bruke Microsoft Word veldig høye. Microsoft Word kan virke som et enkelt program ved første øyekast, men det er av enorm kompleksitet, med mange titalls funksjoner noen ganger tydelige, mye oftere skjult for å søke i de forskjellige alternativmenyene.
De ekstremt kjedelige Word-manualene starter imidlertid fra det grunnleggende for å forklare hvilke funksjoner. de vil sannsynligvis aldri bli brukt i livet.
For å prøve å være så essensielle som mulig, ser vi her de mest nyttige spesialfunksjonene til Microsoft Word som er verdt å kjenne og alltid bruke, både for de som bare jobber noen ganger og for de som bruker det hver dag.
Dette er funksjoner som ikke er skjult som hemmelige triks, men som ikke blir forklart noe sted, med mindre de er studert i spesifikke manualer.
1) Uthev kolonnetekst eller et firkantet felt
Hvis du må gjøre en endring i et ark, kanskje til formateringen eller bare til tegnet i en kolonne med tekst, for eksempel initialene til hver rad, må du velge teksten med musen mens du holder Alt-tasten nede (alternativtasten for Mac) .
Når du klikker, drar musen, vil vi også kunne tegne en boks i dokumentet som fremhever alle tegnene i den ruten.
På denne måten kan du for eksempel farge teksten i midten av et ark.
2) Fyll et tomt dokument med egengenerert tekst automatisk
Hvis du bare trenger å legge til ord for å fylle et dokument med tilfeldig tekst, i Word kan du skrive det der du vil starte: = rand () .
Hvis du vil skrive flere avsnitt av generert tekst, skriv = rand (2) eller tallet du også vil ha = rand (10) for 10 avsnitt.
3) Kalkulator i Word
Hvis du vil utføre en matematisk operasjon på farten i Word uten å måtte åpne kalkulatoren, bare legg den til fra Fil- menyen -> Alternativer og fra hurtigtilgangsfeltet, gå til alle kommandoene og klikk på knappen Beregn .
Etter lagring vil du se en grå sirkel øverst i Word-vinduet.
Hvis du markerer en operasjon eller en ligning i dokumentet, klikker du på den sirkelen for å finne resultatet nederst i vinduet.
Denne funksjonen ser ikke ut til å være tilgjengelig på Mac.
Hvis du vil ha noe mer på Windows, kan du installere Matematikk-pluginen for å løse beregninger med grafer på Word.
4) Uthev en hel setning med ett klikk
Å klikke og holde inne for å velge tekst er aldri den beste måten.
Mye bedre er å holde nede CTRL-tasten og klikke på et ord for å fremheve en frase (på Mac, hold nede Kommando-tasten).
5) Se nylige endringer
Trykk Shift-F5 for å bla gjennom de nylig redigerte delene av dokumentet.
Hvis du åpner dokumentet på nytt, blir det deaktivert
6) Skriv tekst på tilfeldige punkter på arket
Du kan bruke Word som om det var en tavle for enkelt å sette inn tekst hvor som helst på siden.
For å gjøre dette, dobbeltklikk bare hvor som helst på siden for å begynne å skrive.
Word setter automatisk inn vognreturene (de som er gjort med Enter- tasten) og dødløfter (de som er gjort med TAB- tasten) og bokser for skriving.
7) Automatisk oppdatering av dato og klokkeslett
Noen ganger kan et dokument brukes flere ganger, og du vil at den skriftlige datoen og klokkeslettet skal endres automatisk når du oppdaterer.
For å la Word oppdatere datoen automatisk, gå til kategorien Sett inn, klikk på Dato og tid- knappen.
I vinduet som vises, merker du av for "Oppdater automatisk" i nedre høyre hjørne.
Nå blir datoen automatisk oppdatert hver gang du åpner (eller skriver ut) dokumentet.
8) Endre store og små bokstaver på den enkleste måten
Du kan enkelt lage en hvilken som helst bokstav eller ord i en liten bokstav med et klikk, hvis du vil konvertere teksten til små bokstaver, eller OPPERCASE, utheve teksten, gå til Hjem-fanen, klikk på rullegardinmenyen " Aa "ved siden av font- og størrelsesmenyen.
På en Mac er dette alternativet tilgjengelig fra Format- menyen -> Endre store bokstaver .
9) Vis skjulte tegn
Grunnlaget for formatering i Word består av skjulte karakterer.
Mellomrom, vognretur, linjeskift er for Word som normale tegn som tydeligvis ikke blir sett.
Den beste måten å se hva som skjer på et dokument og forstå formateringen er å synliggjøre alle usynlige merker.
For å gjøre dette, trykk Ctrl-Shift-8- tastene (på en Mac Command-8 ).
LES OGSÅ:
- Veiledning til stiler, seksjoner og avsnitt i Word og utarbeidelse av dokumentet
- 10 tekstformattriks med Microsoft Word
10) Bytt ut usynlige og spesialtegn
Words "Erstatt" -funksjon som ligger på Hjem> Rediger> Annet- fanen brukes ikke bare til å finne / erstatte ord, men også spesialtegn og usynlige og skjulte tegn.
For eksempel kan du søke / erstatte vognreturer ved å legge inn ^ p i søke- / erstattfeltet.
Hvis du vil erstatte alle doble mellomrom mellom avsnitt for å erstatte dem med et enkelt mellomrom, kan du legge det til å angi ^ p ^ p i Finn og sette inn en enkelt ^ p i " erstatt med: ".
Noen andre nyttige koder å lete etter er mellomrom laget med fanen ^ t, hvilket som helst siffer : ^ #, hvilken som helst bokstav : ^ $ hvilket som helst mellomrom : ^ w .
Spesialkarakterkodene er synlige i rullegardinmenyen Spesial på samme skjermbilde.
11) Bytt ut stiler og formatering
En annen interessant ting du kan gjøre med Erstatt- funksjonen er å endre formatering fra et tegn til et annet uten å måtte velge tekst manuelt.
Hvis du for eksempel vil endre all teksten skrevet i rødt til tekst skrevet i svart, klikker du i delen " Finn hva: ", utvider menyen med formater, går til Font og velger rødfarge.
Gjør det samme i " Erstatt med: " og velg svart.
Dette lar deg søke / erstatte praktisk talt alle tekstformateringsattributter, inkludert marginer, skrifter og linjeavstand.
12) Tekststatistikk og kontroll av lesbarhet
Word kan fortelle deg hvor god en tekst skrevet gjennom en spesiell lesbarhetsindeks kalt Gulpease er.
I praksis kan leserens forståelsesnivå bedømmes automatisk.
Velg Verktøy> Valg> Stavekontroll og grammatikk, og merk av for Vis statistikk for lesbarhet
På dette punktet, etter å ha klikket OK, for å avslutte prosessen, sjekk stavemåten.
Et sammendragspanel vil gi all statistikk og målbarhet for lesbarhet.
LES OGSÅ: 4 operasjoner for å kunne gjøre ved å jobbe med Word og Excel
