Microsoft Office-pakken består av to av de mest brukte programmene i verden, på noen måter veldig like: Access og Excel .
Til å begynne med er Excel mer overfladisk, enklere å bruke og mer øyeblikkelig, med et regneark som skal fylles med tall eller verdier som det automatisk kan gjøres rede for.
Tilgang er i stedet mer kompleks i begynnelsen, selv om den, etter å ha forstått det grunnleggende, gir muligheten til å lage en maske, det vil si et tilpassbart grafisk grensesnitt, for å sette inn verdiene i cellene, som blir mye mer behagelig og mer brukervennlig.
Begge er arbeids- og studieprogrammer for datahåndtering, og man kan spørre hvilken av de to som er bedre, og til hvilke behov det er bedre å foretrekke den ene fremfor den andre.
Kort sagt, Excel er et dataanalyseverktøy for å lage matematiske beregninger og statistiske sammenligninger som skal presenteres også i form av enkle å dele grafer.
Access er derimot et datahåndteringsprogram, en ekte databasebehandling som kan brukes av flere brukere samtidig, nyttig for å filtrere verdier, vise dem på en strukturert måte og automatisere visse operasjoner og hendelser.
Excel utmerker seg i analysen av numeriske data .
Læringskurven for bruk av Excel er ganske kort, og allerede ved å lære å bruke noen grunnleggende funksjoner, for eksempel svingtabeller, kan du umiddelbart utføre mange operasjoner.
De siste versjonene er da fulle av ferdigpakkede modeller, bare for å fullføres.
Excel er et utmerket verktøy når det er to eller tre regneark å bruke, i stedet blir det mer ubehagelig hvis databasestørrelsen øker.
Det blir virkelig vanskeligere å vedlikeholde et Excel-regneark med tusenvis, om ikke titusenvis av oppføringer, og med utviklingen av data er det risikoen for feil i oppdatering av formler, grafer og makroer.
I andre artikler vi har sett, om Excel:
- Hvordan bruke Excel-regneark
- 4 operasjoner du kan gjøre når du jobber med Word og Excel
- Beste Excel-maler du kan laste ned gratis for økonomiske og kommersielle operasjoner .
Sammenlignet med Excel, som fokuserer på numeriske data og sekvenser, er Access en ekte digital arkivløsning for informasjon som kan tilbakekalles flere ganger i programmet.
Læringskurven for Access er lengre, i den forstand at for å begynne å bruke den, må du studere minst det grunnleggende og forstå terminologien.
Den kanskje største forskjellen mellom Access og Excel er metoden for dataoppbevaring.
Tilgang kan endres når som helst, og du kan legge til tilleggsinformasjon, endre, fjerne eller filtrere data uten å ha innvirkning på formler og tabeller.
Når du bruker et massivt datasett i Excel, er det imidlertid en mulighet for at en liten endring kan ødelegge hele tabellen.
Access går et skritt lenger enn Excel ved å bruke søkelister og valideringsregler for individuelle felt på bordnivå.
Referensintegriteten mellom tabellene, det vil si deres kobling, opprettholdes kontinuerlig av Access som sikrer betydningen av all informasjon.
Samlingene av enorme databaser er relativt enkle i Access, som lar deg filtrere individuell informasjon umiddelbart, uten pivottabeller.
På Access, tydelig mindre brukt enn Excel på grunn av den opprinnelige kompleksiteten, hadde jeg skrevet en foreløpig guide basert på Microsft Access for å forstå hvordan det fungerer og hva det brukes til .
Det er derfor ikke noe bedre eller dårligere program, begge er utmerkede verktøy som kan brukes vekselvis i henhold til behovene og arbeidet som må gjøres og vedlikeholdes.
Excel gjør det enkelt å generere tilpassede utganger med veldig fleksibel formatering og merknader som du enkelt kan legge til hvor som helst.
Imidlertid, hvis data og forhold må opprettholdes over tid, kan regneark bli virkelig begrensende slik at Access kommer inn i bildet.
En hybridløsning, der data fra en Access-database blir eksportert eller kopiert til Excel, er absolutt den beste.
Programmene integreres med hverandre, og det er mulig både å importere Access-data til Excel og omvendt å fylle Access ved å bruke de eksisterende Excel-tabellene (se Microsoft-guiden).
Selv om Excel ikke er en database, brukes den fortsatt mye til å lagre data.
Excel er imidlertid en database med enkeltfiler og ikke en relasjonsdatabase som Access, der dataene fra de forskjellige tabellene er koblet sammen og automatisk endres i henhold til visse hendelser.
Når enkle tabeller trenger å utvikle seg til flere relaterte datatabeller, er Access det første valget.
Når dataene er i Access, kan du legge til flere tabeller og slå dem sammen, lage spørsmål eller visninger, definere datastrukturen og typene.
Det er ingen tvil om at Access er et funksjonsrikt produkt, selv om den første effekten kan virke skremmende.
