Å administrere en e-postboks på en ordnet måte betyr to grunnleggende ting: å tømme og alltid holde delen av uleste meldinger tom og organisere innboksen gjennom filtre og etiketter. Mens vi allerede har sett flere guider for å organisere e-posten, inkludert den som bestiller innboksen med filtre og aliaser i Gmail, ser vi her den beste måten å tilbakestille innboksen raskt, uten å nødvendigvis måtte lese alle mottatte meldinger i Gmail og uten å slette noe.
Trikset for å alltid holde innkommende e-post med Gmail til null (men gjelder også andre postkasser) er å bruke den mystiske og lite brukte funksjonen som "arkiverer" posten, det vil si å holde den skjult, uten å imidlertid slette den og beholde den uleste meldinger uthevet.
Når du bruker Arkiv-knappen på de valgte e-postmeldingene, fjernes de fra innboksen .
Arkiverte meldinger slettes imidlertid ikke fra Gmail, men bare fra mappen med mottatte meldinger.
Varslingen om en melding forsvinner selv om den e-postadressen ikke er lest.
I ethvert e-postadministrasjonsprogram eller -program, for eksempel Gmail, er e-post hovedsakelig delt inn i fem seksjoner:
- Innboksen må inneholde alle mottatte e-poster som er viktige og interessante.
- E-post sendt, med e-post sendt til andre.
- Spam, med e-postmeldinger som anses som automatisk uønskede.
- Papirkurv, slettede e-postmeldinger
- Arkiverte, alle meldinger ble fjernet fra innboksen, men ikke slettet.
E- postmeldingene som ikke trenger å leses eller åpnes umiddelbart, men som fremdeles er bedre og ikke slettes, bør derfor flyttes til arkivet .
Forskjellene mellom arkiverte og papirkurvede e-poster er veldig viktige:
Arkiverte e-postmeldinger slettes ikke automatisk etter en viss tid, som det skjer med de som er flyttet til søpla, men vil forbli i Gmail til de blir slettet manuelt.
Arkiverte meldinger er også inkludert i generiske søk som er gjort gjennom Gmail-søkemotoren, noe som ikke er tilfelle for spam eller slettede e-poster.
Arkiverte e-postmeldinger teller innenfor grensen for Gmail's lagringsplass, mens tvert imot ikke slettede e-poster teller.
Arkiverte e-poster, som nevnt ovenfor, blir ikke automatisk merket som lest, og faktisk, hvis du arkiverer en e-post uten å åpne eller lese den, forblir den fremhevet som ulest selv om den ikke vil bli inkludert i tellingen av e-posten som skal leses.
Hvor ender meldingene som er arkivert i Gmail "> alle meldinger ", for å vise alle e-postene innboksen og de i arkivet alle sammen.
Hvis du bruker Microsoft Outlook, er det i stedet en Arkiv-fane for bare å bla gjennom disse.
E-postmeldinger som er lagret med en etikett, vil da være synlige i de forskjellige mappene med en etikett, både de som Gmail automatisk oppretter og personaliserte.
Nå som vi vet hvordan vi bruker funksjonen til å arkivere meldinger, la oss se hvordan du bruker den til å tilbakestille antallet uleste meldinger i innboksen .
For det første, for å arkivere alle uleste meldinger, inkludert gamle, på en gang, uten å slette dem, kan du opprette et filter.
Trykk deretter på pil ned i Gmail-søkeboksen, trykk på knappen ved siden av Søk og legg "uleste meldinger".
Nederst, trykk på opprett filterlink med dette søket, bekreft handlingen, og velg deretter bare "Ignorer innboks (arkiv)" -boksen i filtervinduet.
Før du klikker på Opprett filter, velger du alternativet " Bruk filter også på tidligere samtaler ".
Derfor vil alle uleste meldinger hittil arkiveres, og nummeret som viser e-postene som skal leses tilbakestilles.
Til slutt åpner du Gmail-innstillingene ved å trykke på girknappen øverst til høyre, gå til Filtre- delen og slette det nyopprettede filteret (for å forhindre at de neste innkommende meldingene arkiveres automatisk).
Ved å lage e-postmeldingsfiltre er det mulig å sikre at e-postmeldinger fra veldefinerte adresser automatisk arkiveres, slik at de blir like ulest.
Du kan også arkivere alle meldinger, både lest og ulest, mottatt før en bestemt dato .
For å gjøre dette, søk i: innboks før: 2016/12/31 (i dette eksemplet vil jeg arkivere alle meldingene mottatt før 31. desember 2016), trykk deretter på Opprett filter for dette søket og velg handlingen Ignorer innboks (Arkiv ), med muligheten til å bruke filteret på alle samtaler.
I fremtiden, når du mottar en melding som du ikke trenger å lese (for eksempel et varsel fra Facebook, Amazon eller andre apper), uten å slette den, kan du sende den direkte.
For å arkivere en e-post i Gmail, bare velg den fra listen og trykk deretter Arkiver- knappen øverst for å få den til å forsvinne fra innboksen.
Handlingen for arkivering av meldinger kan akselereres på en PC ved å velge E-post og trykke på E-tasten på tastaturet.
I Gmail for Android kan du gå til Meny> Innstillinger> Generelle innstillinger> Gmail standardhandling og velge Fil (i stedet for Slett.
På denne måten er det bare å sveipe en melding til venstre eller høyre for å arkivere den uten å slette den.
Også på Gmail for iPhone og iPad kan du bruke Arkiv-knappen etter å ha valgt innboksmeldingene.
Hvis du tilfeldigvis arkiverte en melding, kan du enkelt returnere den til innboksen din, ved å se etter den fra listen Alle meldinger, velge den og deretter bruke tasten til å flytte den til innboksen .
