Når innboksen begynner å være mange, for å skille viktige e-poster fra reklame, kommersiell, fra nyhetsbrev eller Facebook-varsler, er det nødvendig å sette opp en viss organisasjon. Uansett hvilken e-posttjeneste du bruker, er et av de grunnleggende trinnene å tilordne etiketter til alle meldinger for å samle dem etter viktige kategorier.
Så vi så hvordan du bestiller e-poster i Gmail ved å lage filtre, etiketter og aliaser slik at du kan klassifisere meldinger automatisk og kunne lese dem basert på avsenderen, basert på emne eller type melding.
I tillegg til dette grunnleggende arbeidet, kan du fortsatt forbedre administrasjonen av e-post takket være en rekke utvidelser for Gmail som endrer utseendet og funksjonen.
Blant disse er det en som virkelig er verdt å prøve å bruke et profesjonelt og gratis e-klassifiseringssystem (i det minste foreløpig): Sortd
Sortd kan installeres som en utvidelse for Google Chrome-nettleseren ved å be om en invitasjon på applikasjonens nettsted.
Invitasjonen kommer med en gang, så det er bare å angi e-postadressen din for å motta aktiveringskoden.
Etter å ha aktivert utvidelsen kan du følge omvisningen og begynne å klassifisere e-postmeldinger i henhold til personlige kriterier .
Gmail-grensesnittet med Sortd er delt inn i to seksjoner: på siden av meldingene, i midten er det i stedet 4 opprinnelige tomme kolonner der du kan flytte meldingene med musen.
Standardkolonnene er: ting å gjøre, å følge, liste 1 og liste 2.
Hvert av disse navnene kan endres for enklere gjenkjennelse ved å trykke på pil ned ved siden av hver overskrift.
Under hver kolonne kan du legge til oppgaver eller flytte e-post ved å klassifisere dem som oppgaver eller Oppgaver.
Hver melding lagt til under en av kolonnene kan markeres som en ferdig aktivitet eller som en aktivitet som skal utføres, den kan fremheves med en farge for enkel gjenkjennelse, den kan endres i tittelen eller slettes.
Du kan deretter omorganisere og omorganisere e-postene, legge til nye elementer manuelt, gruppere e-postene i en enkelt aktivitet og legge til nye lister.
Ved å klikke på en e-post fra tittelen på venstre side av skjermen, åpnes helsidesmeldingen i midten.
Øverst til høyre vil du legge merke til flere knapper lagt til av Sortd, inkludert de for å opprette en aktivitet å gjøre og huske og den for snooze, det vil si for å motta den e-posten igjen som om noen timer eller dager.
Ved å klikke på en e-post som er lagt til under en av Sortd-kolonnene, åpnes meldingen med flere andre alternativer, inkludert muligheten til å legge til notater og påminnelser med varsling .
Fra Sortd-grensesnittet er alle Gmail-mapper synlige ved å trykke på pil ned ved siden av tittelen på innboksen øverst til venstre.
Automatiske Gmail-filtre kan velges ved å trykke på knappene rett under søkefeltet.
Hvis du raskt vil gå tilbake til det klassiske Gmail-grensesnittet, trykker du bare på Gmail-tasten på høyre side, rødfarget.
I klassisk visning av Gmail opptar Sortd bare kolonnen til høyre og lar deg klassifisere meldinger på samme måte ved å dra.
For å bruke Sortd effektivt og klassifisere de mottatte e-postene, kan du følge dette referansespeilet:
- Lag en oppgave med tittelen "i dag", og flytt viktige e-postmeldinger hver morgen.
- Lag på samme måte en oppgave med tittelen "Senere" og flytt e-postene som kan vente inni den, og skriv også datoen da oppgaven må adresseres.
Oppgaven med tittelen "To-Do" er nyttig for å klassifisere e-postmeldinger med aktiviteter å utføre, uten en tidsfrist.
- Oppgaven "Fullført" for å gruppere e-postmeldinger og aktiviteter som vi kan legge til som fullført.
LES OGSÅ: Innboks kan brukes i stedet for Gmail til å administrere e-post
