For å administrere e-postboksen på en ryddig og organisert måte, uansett hvilket verktøy som brukes til å motta og lese e-post, må du bruke filtre, som lar deg organisere meldingene dine som du gjør med filer i mapper. Filtre, en av de mest nyttige funksjonene til enhver selvrespekt-e-posttjeneste eller -program, lar deg dele inn meldingene mottatt via e-post automatisk i kategorier . Du kan for eksempel legge e-postene til verket i en del, vennene i en annen, Facebook-varslene i en tredje, og i en annen Navigaweb.net-nyhetene (jeg anbefaler å abonnere med ruten på siden !). På denne måten kan du holde e-posten organisert uten å ha alle e-postene oppført i den samme lange og forvirrende listen.
Denne distribusjonen av meldinger i forskjellige mapper eller kategorier kan gjøres automatisk ved å stille inn filtrene i alle elektroniske e-posttjenester og, som vi vil se i detalj, i Gmail, Outlook og Yahoo Mail .
For å sette opp et e-postfilter i Gmail, må du klikke på girknappen øverst til høyre, deretter på Innstillinger og deretter gå til fanen Blokkerte filtre og adresser . Hvis det allerede var satt filtre, vises de på dette skjermbildet. Du vil nesten helt sikkert finne de automatiske filtrene forhåndsinnstilt av Gmail for å skille ting som kampanjer, forumoppdateringer og nyhetsbrev fra hovedboksen.
Rulling nedover, i midten, er det lenken for å opprette et nytt filter og starte en veiviser som er veldig lett å forstå og bruke, der du må velge postfiltreringsmodus.
En eller flere forhold kan aktiveres for å basere filteret: hvis e-posten kommer fra (navn eller e-postadresse til avsendere), hvis den sendes til, Hvis emnet inneholder visse ord, hvis det ikke er noen ord eller uttrykk, i meldingsteksten, hvis e-posten har en vedlagt fil og i hvilken størrelse.
Ved å trykke på Søk-knappen kan du se alle meldingene som tilfredsstiller filteret, som en forhåndsvisning.
Ved å trykke på knappen Opprett filter fortsetter veiviseren å velge handlingen som skal utføres hvis betingelsen er oppfylt .
Blant disse er de mest nyttige: merk den som allerede lest, ikke la den vises i innboksen og arkiver den med en gang, slett meldingen, send et automatisk svar, videresend meldingen til en annen postkasse (nyttig for å lage en sikkerhetskopi av Gmail-e-postmeldinger i en annen konto).
Alternativet som lar deg opprette e-postkategorier er å tilordne en allerede eksisterende etikett eller en ny etikett til de filtrerte meldingene.
Du kan også opprette et filter i Gmail direkte fra innboksen, ved å velge en melding og deretter klikke på Annet øverst. Her kan du velge alternativet Filtrer meldinger av denne typen for å lage et raskt filter.
Filteret kan være tilbakevirkende og kan også brukes på e-postmeldinger som allerede er mottatt gjennom den relative avmerkingsboksen.
Takket være Gmail-filtre, som sett i andre artikler, kan du:
Under elementet " Regler " kan du opprette et filter for automatisk å sortere innboksen basert på en betingelse . I Outlook.com er det mange forhold, fra avsenderens navn, til nøkkelord i emnet eller meldingsdelen og mye mer. Handlingen kan være å merke meldingen som lest, slette den, arkivere den eller flytte den til en bestemt mappe, allerede eksisterende eller som skal opprettes. Når filteret er ferdig, klikker du bare på Lagre for å bruke det.
Som i Gmail er det også mulig å velge en melding og deretter trykke på knappen med tre prikker (ved siden av kategorien-knappen) for å finne knappen Opprett ny regel .
Hvis du for eksempel har abonnert på Navigaweb.net-nyhetsbrevet og mottar artiklene via e-post, kan du filtrere dem slik at de ikke plager deg og uten å tette innboksen. Som kriterium er det derfor mulig å sette et filter som for eksempel alle e-postene med emnet som inneholder ordet Pom-HeyWEB, må flyttes til den nye mappen "Navigaweb".
På venstre side av siden går du til filtrene, og du kan legge til et nytt filter ved å trykke på den relative knappen. I Yahoo Mail er det mulig å sette de vanlige forholdene, de som angår avsender eller nøkkelord i emnet eller kroppen. Som en handling kan du imidlertid bare definere mappen der den må inkluderes, en mappe som allerede er til stede eller ved å skrive et navn nytt for å lage en ny. Imidlertid kan du blant mappene velge Arkiv eller Papirkurv for å slette det automatisk.
4) For de mest populære e-postklienter som Microsoft Outlook, kan du opprette regler for organisering av meldinger, fra en avsender eller fra en enkelt e-post. I denne forbindelse har vi skrevet en guide for hvordan du oppretter regler og postfilter på Microsoft Outlook.
På Thunderbird aktiveres filtrene ved å trykke på menyknappen med tre linjer og trykke på Meldingsfiltre . den komplette guiden er på Mozilla-nettstedet.
5) Alle andre e-posttjenester, for eksempel Virgilio og Libero Mail, har sin filterfunksjon blant postalternativene og fungerer på samme måte som Gmail, ved å konfigurere filtrene i Innstillingene.
Husk at når du oppretter et filter, ikke for å skape uoverensstemmelser og sikre at e-post blir filtrert med en enkelt hendelse, felles for flere meldinger, for eksempel en spesifikk e-postadresse, et ord i emnet eller en setning i inneholdt i e-posten.
LES OGSÅ: Lag e-postannonser i Outlook, Gmail, Yahoo for å legge til e-postadresser til kontoen din
Denne distribusjonen av meldinger i forskjellige mapper eller kategorier kan gjøres automatisk ved å stille inn filtrene i alle elektroniske e-posttjenester og, som vi vil se i detalj, i Gmail, Outlook og Yahoo Mail .
1) Lag filtre i Gmail
I Gmail kalles ' mapper ' etiketter som kan brukes til å sortere mottatte e-poster i flere separate seksjoner.For å sette opp et e-postfilter i Gmail, må du klikke på girknappen øverst til høyre, deretter på Innstillinger og deretter gå til fanen Blokkerte filtre og adresser . Hvis det allerede var satt filtre, vises de på dette skjermbildet. Du vil nesten helt sikkert finne de automatiske filtrene forhåndsinnstilt av Gmail for å skille ting som kampanjer, forumoppdateringer og nyhetsbrev fra hovedboksen.
Rulling nedover, i midten, er det lenken for å opprette et nytt filter og starte en veiviser som er veldig lett å forstå og bruke, der du må velge postfiltreringsmodus.
En eller flere forhold kan aktiveres for å basere filteret: hvis e-posten kommer fra (navn eller e-postadresse til avsendere), hvis den sendes til, Hvis emnet inneholder visse ord, hvis det ikke er noen ord eller uttrykk, i meldingsteksten, hvis e-posten har en vedlagt fil og i hvilken størrelse.
Ved å trykke på Søk-knappen kan du se alle meldingene som tilfredsstiller filteret, som en forhåndsvisning.
Ved å trykke på knappen Opprett filter fortsetter veiviseren å velge handlingen som skal utføres hvis betingelsen er oppfylt .
Blant disse er de mest nyttige: merk den som allerede lest, ikke la den vises i innboksen og arkiver den med en gang, slett meldingen, send et automatisk svar, videresend meldingen til en annen postkasse (nyttig for å lage en sikkerhetskopi av Gmail-e-postmeldinger i en annen konto).
Alternativet som lar deg opprette e-postkategorier er å tilordne en allerede eksisterende etikett eller en ny etikett til de filtrerte meldingene.
Du kan også opprette et filter i Gmail direkte fra innboksen, ved å velge en melding og deretter klikke på Annet øverst. Her kan du velge alternativet Filtrer meldinger av denne typen for å lage et raskt filter.
Filteret kan være tilbakevirkende og kan også brukes på e-postmeldinger som allerede er mottatt gjennom den relative avmerkingsboksen.
Takket være Gmail-filtre, som sett i andre artikler, kan du:
- Bestill innboksen med filtre og aliaser i Gmail for å administrere mottatte e-postmeldinger;
- Blokker uønskede e-poster i Gmail fra spesifikke adresser;
- Arkiver e-post
- Automatisk videresending i Gmail og Outlook.com for å vende e-post til en annen adresse
- Blokker spam-e-poster, annonser og uønskede meldinger
2) Lag et e-postfilter i Outlook.com
I Outlook.com heter meldingsfiltrene Regler og kan opprettes ved å klikke, etter innlogging på kontoen, på girknappen øverst til høyre og deretter på " Vis alle Outlook-innstillinger " nederst.Under elementet " Regler " kan du opprette et filter for automatisk å sortere innboksen basert på en betingelse . I Outlook.com er det mange forhold, fra avsenderens navn, til nøkkelord i emnet eller meldingsdelen og mye mer. Handlingen kan være å merke meldingen som lest, slette den, arkivere den eller flytte den til en bestemt mappe, allerede eksisterende eller som skal opprettes. Når filteret er ferdig, klikker du bare på Lagre for å bruke det.
Som i Gmail er det også mulig å velge en melding og deretter trykke på knappen med tre prikker (ved siden av kategorien-knappen) for å finne knappen Opprett ny regel .
Hvis du for eksempel har abonnert på Navigaweb.net-nyhetsbrevet og mottar artiklene via e-post, kan du filtrere dem slik at de ikke plager deg og uten å tette innboksen. Som kriterium er det derfor mulig å sette et filter som for eksempel alle e-postene med emnet som inneholder ordet Pom-HeyWEB, må flyttes til den nye mappen "Navigaweb".
3) Sett opp et filter i Yahoo Mail
Som allerede vist i Yahoo Mail-guiden, må du klikke på Innstillinger- knappen øverst til høyre og deretter på " andre innstillinger " for å lage et filter i Yahoo .På venstre side av siden går du til filtrene, og du kan legge til et nytt filter ved å trykke på den relative knappen. I Yahoo Mail er det mulig å sette de vanlige forholdene, de som angår avsender eller nøkkelord i emnet eller kroppen. Som en handling kan du imidlertid bare definere mappen der den må inkluderes, en mappe som allerede er til stede eller ved å skrive et navn nytt for å lage en ny. Imidlertid kan du blant mappene velge Arkiv eller Papirkurv for å slette det automatisk.
Andre e-postfiltre
4) For de mest populære e-postklienter som Microsoft Outlook, kan du opprette regler for organisering av meldinger, fra en avsender eller fra en enkelt e-post. I denne forbindelse har vi skrevet en guide for hvordan du oppretter regler og postfilter på Microsoft Outlook.
På Thunderbird aktiveres filtrene ved å trykke på menyknappen med tre linjer og trykke på Meldingsfiltre . den komplette guiden er på Mozilla-nettstedet.
5) Alle andre e-posttjenester, for eksempel Virgilio og Libero Mail, har sin filterfunksjon blant postalternativene og fungerer på samme måte som Gmail, ved å konfigurere filtrene i Innstillingene.
Husk at når du oppretter et filter, ikke for å skape uoverensstemmelser og sikre at e-post blir filtrert med en enkelt hendelse, felles for flere meldinger, for eksempel en spesifikk e-postadresse, et ord i emnet eller en setning i inneholdt i e-posten.
LES OGSÅ: Lag e-postannonser i Outlook, Gmail, Yahoo for å legge til e-postadresser til kontoen din
