I en kontorjobb kan det skje at du må administrere data (månedlige inntekter og utgifter, arbeidsrapporter osv.), Og derfor må du administrere en stor mengde tall, hvorfra du kan hente ut en kolonne med beregningene utført helt automatisk. Det er en måte å fremskynde arbeidet på, og det kalles en pivottabell : takket være denne funksjonaliteten vil vi kunne øke hastighet på beregningene ved å sette dem inn i en presis og programmert tabell, der vi bare må sørge for at vi skriver inn dataene riktig (regnearket vil gjøre resten ved automatisk å bruke de nødvendige formlene på radene og kolonnene som inneholder tall). Hvis vi ikke vet hvordan vi lager en pivottabell, viser vi i denne guiden trinnene som skal utføres både på Microsoft Excel (inkludert i Office) og på LibreOffice ; i sistnevnte tilfelle kan vi lage pivottabeller uten å bruke noe på kjøp av lisens.
LES OGSÅ -> Hvordan lage et bord på Excel
Før du fortsetter er det viktig å påpeke at for at pivottabellen skal opprettes uten problemer, må vi legge inn dataene i regnearket på en presis og nøye måte : overskriftene må være til stede øverst i hver kolonne og rad, de må ikke tomme linjer må være til stede og dataene som er lagt inn må være så homogene som mulig (for eksempel i en beregningskolonne må vi bare sette inn sifre hvis vi vil at tabellen skal fungere). Etter disse enkle reglene vil det bli veldig enkelt og raskt å lage et pivottabell med Microsoft Excel.
Slik lager du pivottabell på Microsoft Excel
Excel er utvilsomt et av de mest brukte programmene for å lage pivottabeller. Hvis vi har Office-pakken installert på systemet vårt, åpner vi Start-menyen nederst til venstre og skriver på Excel-tastaturet, slik at vi kan åpne programmet.
Når du startet, klikket vi på Tom arbeidsbok for å åpne et nytt regneark. Nå kan vi legge inn dataene vi må behandle i de forskjellige feltene, og sørge for å ordne dem i rekkefølge etter kolonne og etter rad (og dermed lette arbeidet når du lager tabellen).
Når alle dataene er lagt inn, velg dem ved å dra musen (holde den første cellen nede øverst til venstre og bevege musen), klikk deretter på Sett inn- menyen øverst og bekreft på PivotTable- knappen, til stede øverst til venstre.
Et bekreftelsesvindu åpnes for å bekrefte de allerede valgte intervallene og velge hvor den endelige rapporten skal genereres; i de fleste tilfeller er det bare å klikke OK uten å berøre noe annet. Dataene forsvinner for å gjøre plass for en advarsel og en sidefelt til høyre.
Hvis du vil begynne å komponere tabellen, klikker du på boksene som er til stede rett under søkefeltet for å aktivere de forskjellige feltene (som vil tilsvare navnene på kolonnene som er satt inn som en header), og deretter ordne dem ved å dra det inn i sektorene under overskriften. Dra feltene til områdene nedenfor .
I utgangspunktet summerer programmet automatisk de inntastede numeriske feltene, men hvis vi ønsket å endre formelen eller den matematiske operasjonen som skal brukes, bare gå til høyre til høyre i Verdiboks, klikk på et av de tilgjengelige numeriske feltene (i vårt tilfelle vil vi bruke Inntastingsfelt ) og velg innstillingselementet Verdi-felt . Fra dette vinduet kan vi velge den matematiske operasjonen som skal brukes på alle dataene som er lagt inn i tabellen: vi kan gjøre gjennomsnittet, sette inn en maksimums- og minimumsverdi, trekke fra osv.
Når konfigurasjonen er fullført, klikker du bare OK ; hvis vi har gjort alle trinnene bra, vil vi se en pivottabell med alle dataene og en ny rad med summen som automatisk blir brukt vises i regnearket (alternativt kan vi også finne resultatet av formelen vi har valgt å bruke).
For å endre andre alternativer i den nyopprettede pivottabellen, høyreklikker du hvor som helst i tabellen og velger alternativet Pivot-tabell .
Slik lager du pivottabell på LibreOffice Calc
Vi ønsker å lage et pivottabell hjemme, men vi har ingen lisens for Microsoft Office "> LibreOffice, som har et godt regneark inne i suiten.
Hvis vi ikke allerede har gjort det, kan du laste ned LibreOffice-installasjonsprogrammet til vår PC (denne pakken er tilgjengelig for både Windows og Mac, i tillegg til å være integrert i de aller fleste GNU / Linux-distribusjoner). Når du er lastet ned, må du installere den uten frykt, siden installasjonen fortsetter uten spesielle vanskeligheter eller rare vinduer å vurdere (vi kan også alltid trykke på Neste for å fremskynde operasjonen). Installerte suiten på Windows klikker vi på nederst til venstre på Start-menyen og skriver Calc, slik at vi kan åpne det relevante søkeresultatet dvs. LibreOffice Calc .
Vi vil finne oss foran et fullstendig regneark: derfor begynner vi å sette inn dataene som utgjør pivottabellen vår, som allerede er sett i delen som gjelder Excel. På slutten av dataregistreringen velger vi alle feltene med numeriske verdier og overskrifter (ved å dra musen for å opprette et utvalg) og klikke på Sett inn pivottabellknappen øverst, til stede på funksjonslinjen.
Et bekreftelsesvindu vises: vi klikker OK, så videre vis det nye vinduet for pivottabellinnstillinger.
I vinduet flytter vi feltene til høyre (i vårt tilfelle Måned, inntekt og kostnad ) til en av sektorene i midten eller til venstre, spesielt setter vi inn feltene som inneholder tall i sektoren Datafelt og feltene som inneholder navn eller krav i sektoren Rad felt eller kolonne felt . Når du er klar, klikker vi OK for å generere pivottabellen.
I utgangspunktet lar programmet deg gjøre summen, men hvis vi ønsket å endre den matematiske operasjonen som skal utføres, må vi klikke på Funksjoner- knappen, til stede på den tynne linjen som vises på høyre side av programmet.
Vi kan øyeblikkelig bruke de som allerede er indikert inne, eller klikke på rullegardinmenyen som nylig ble brukt og velge Alle eller en av kategoriene med funksjoner integrert i Calc.
LES OGSÅ -> Hvordan lage en tabell om Word
