Alle, før eller siden, vil måtte forholde seg til regneark, et av de mest komplekse og kraftige verktøyene som kan brukes på en datamaskin på arbeidsplassen. Dette følgende er ikke ment som en guide for nybegynnere på regneark, men har til hensikt å fremheve fire typer aktiviteter som du trenger å vite hvordan du gjør, for å være god med programmer som Excel. Microsoft Excel er absolutt det mest brukte programmet i verden for å lage tabeller og regneark, men de samme funksjonene er også tilgjengelige på gratis suiter som LibreOffice og på Google Docs.
For å lykkes i kontorarbeid, eller i det minste for å gjøre livet enklere og å markedsføre deg bedre når du ansetter intervjuer, må du bli flink til å bruke Excel (eller et tilsvarende program som LibreOffice og Google Docs ) og kunne gjøre minst følgende 4 aktiviteter .
LES OGSÅ: Hvordan lage beregninger på Excel
1) Legg inn data raskt ved å bruke skjemaer eller skjemaer
Å legge inn data i et regneark er utgangspunktet for enhver tabellanalyse. Alle Excel-nybegynnere skriver data manuelt i celler, men de ville være mye raskere å bruke et skjema. Skjemaet er et selvstyrt skjema for rask datainnføring i celler for å skrive og trykk Enter for å gå til neste celle .
I Excel 2013 var skjema-knappen noe skjult.
For å finne det må du trykke på båndet øverst og velge å tilpasse det for å legge til modulknappen.
I andre versjoner av Excel trykker du i stedet Office-tasten, går til Excel-alternativer og tilpasser ved å legge til skjemaet.
Når du trykker på skjema- knappen, kan du opprette et skjema (eller en mal eller en dataregistreringsmaske) ved å skrive kolonneoverskriftene.
I LibreOffice Calc kan du legge inn data med skjemaet ved å trykke på menyen Data-> Form .
Før jeg bruker skjemaet, må jeg lage kolonneoverskriftene slik at samlingen blir styrt og rask.
I Google Drive (Google Docs) er skjemaer et objekt i seg selv som lar deg lage undersøkelser med flere svar for å dele på nettet.
Du kan opprette et skjema fra Opprett-knappen, eller du kan sette det inn (med Sett inn- menyen) i et regneark.
Hjelpesider på italiensk:
- For Libreoffice Calc
- Office Excel
- Google Regneark
2) Utfør beregninger med funksjoner og formler
Når dataene er lagt inn i cellene, er det sannsynlig at en operasjon eller beregning er nødvendig.
Funksjoner og formler må skrives i tekstboksen ovenfor og lar deg manipulere dataene til et regneark, utføre enkle matematiske operasjoner, legge til tall i en kolonne, gjennomsnitt eller til og med arbeide med virkelige objekter som datoer eller pengene.
Alle beregningsprogrammer har sitt eget sett med funksjoner, med noen forskjeller.
Disse sidene på italiensk inneholder alle formlene som kan utføres på Excel, LibreOffice Calc og Google Drive.
Det er umulig å kjenne dem alle uten tvil, men det er viktig å vite hva du bruker mest og hva du trenger for arbeidet ditt.
Noen grunnleggende operasjoner er for eksempel:
- Summen av tallene i cellene: = SUM (A1; B1) legger til to tall mens = SUM (A1: A5) er summen av alle celler fra A1 til A5.
- = AVERAGE (A1; B1) er gjennomsnittet av to tall; = AVERAGE (A1: A10) er gjennomsnittet av tallene A1 til A10.
Hver formel kan også finnes fra Sett inn - formel- menyen.
Du kan også kombinere to funksjoner og lage en formel som for eksempel = RUNDT ((SUM (A1: A10)); 0) for å runde desimalene til summen av tallene A1 til A10.
Les om hvordan du bruker formler for å stole på Excel (COUNT og SUM) på funksjonene.
3) Sorter dataene med filtre og pivottabeller
Når du har lagt inn rådataene og utført alle beregningene ved hjelp av funksjonene og formlene, må du nå lage forskjellige måter å se dem på.
Du kan sortere en dataserie etter kolonne: trykk CTRL-A for å velge hele arket, gå til fanen Data i båndet, trykk " Sorter " og velg kolonnen og kriteriet som kan være for eksempel etter nummer rekkefølge.
Fra Data-menyen kan du også sette inn filtre, for eksempel for å ekskludere dupliserte elementer.
Pivottabeller er avanserte filtre som brukes til å filtrere store lister med data som ellers ville være umulige å lese.
Pivottabeller lar deg ta noen data, for å oppsummere og se bare noen få av dem, og gjemme resten.
I Excel oppretter du Pivot-tabellen fra Sett inn-menyen mens du er i LibreOffice Calc fra Data-menyen.
For å finne ut mer, finnes guider på italiensk for:
- filtrer data i Excel
- Pivottabeller i Libreoffice
- sving tabeller i Google Drive.
4) Lag makroer for repeterende oppgaver
Å jobbe med Excel kan være veldig kjedelig fordi det ofte innebærer repeterende oppgaver.
For å unngå å gjøre den samme jobben hver dag, kan du lage en makro og registrere tingene du gjør, slik at datamaskinen kan gjøre det på egen hånd.
Makroer er et sterkt punkt i Excel, mens du i Libreoffice må være forsiktig fordi noen makroer kanskje ikke er kompatible med Microsoft Office.
I Excel, LibreOffice og Google Drive er det mulig å lage mer komplekse makroer med programmeringsskript som vil kreve litt undersøkelse.
Her er noen ressurser for å komme i gang:
- Excel: Arbeide med makroer
- Excel-makro (på engelsk)
- LibreOffice: Første trinn med makroer
- Google Drive: Google Apps-skriptoversikt (bare engelsk).
Alle disse funksjonene er bare tuppen på Excel-isfjellet og andre programmer. Å bruke regneark er en annen profesjonalitet og en disiplin der du kan fordype deg veldig dypt.
LES OGSÅ: 6 mest nyttige Excel-funksjoner for å filtrere data og se grafer
