For å forstå hvordan Microsoft Access fungerer og hva det er, må du også forstå databasebegrepet. Access er et av hovedprogrammene i Microsoft Office-pakken, derfor, som har Word, Excel og Powerpoint, har sikkert også Access selv om han aldri har brukt den.
Problemet med Access er at når du åpner det, forstår du ikke hva du skal gjøre.
Selv om Excel er ganske tydelig ved første øyekast, åpner Access i stedet tomt, og selv om du kan begynne å jobbe med en av de forhåndsinnstilte modellene, blir du fortrengt av mangfoldet sammenlignet med annen Office-programvare.
Microsoft Access 2007 eller 2010 er ikke så vanskelig som det kan virke ved første øyekast, for noen er det enda enklere enn Excel, bare at det må brukes til et spesifikt formål og krever litt foreløpig forberedelse.
Å opprette en database betyr å opprette en datarekord, det vil si en serie tabeller, kanskje koblet sammen, som kan være en liste over personer, produkter, objekter, pengesummer og så videre.
Access lar deg faktisk lage ditt eget personaliserte program for å håndtere disse dataene, sette dem raskt inn og for å kunne behandle, filtrere og studere dem enkelt.
Kan ikke forklare hvordan Access brukes i en enkelt artikkel; på dette programmet med uendelige muligheter er det skrevet mer eller mindre komplekse manualer.
Dette korte foreløpige innlegget er bare ment å påpeke at med Access kan du også administrere bordene til en restaurant, rommene på et hotell eller til og med utgiftene til virksomheten din, fakturaene som er utstedt eller mottatt, bøkene til et bibliotek, biblioteket liste over CDer og andre typer data.
Å lære tilgang hjemme kan i utgangspunktet være en kjedelig jobb, men jeg kan forsikre deg om at forståelse av Access kan gi brede jobbmuligheter (ikke mange mennesker er gode på Access) og kan lette all aktivitet på datamaskinen.
Microsoft Access er et RDBMS ( Relational Database Management System ), det vil si en relasjonsdatabase, der dataene er koblet sammen avhengighetsrelasjoner .
Det er ikke ideelt for store databaser som krever forskjellige programmer, men det er den enkleste databaseprogramvaren, gratis (i den forstand at den er inkludert i Excel Word og Powerpoint) og fungerer også bra med 10 samtidige brukere.
Hovedforskjellen med Excel er at du i Access-tabellene må legge inn rå data og ikke matematiske beregninger som skjer i Excel.
Prøv deretter å åpne Access fra Windows Start-menyen og opprette en ny tom database ved å gi den et navn.
I Access må strukturendringene lagres, men dataene lagres automatisk når de legges inn.
Den første tingen å gjøre er å lage en tabell, et grunnleggende element som fungerer som et normalt regneark der det imidlertid er viktig ikke så mye å sette inn dataene som å spesifisere kolonnene.
Høyreklikk får du tilgang til tabellstrukturen der du kan spesifisere egenskapene til hvert felt.
Hver tabell må ha en primærnøkkel som kan være den normale telleren eller en annen inkrementell numerisk verdi, med duplikater ikke tillatt.
Planlegging krever å lage så mange tabeller for hvor mange forskjellige elementer det er .
Hvis du for eksempel vil organisere ditt eget bibliotek med bøker, kan du lage en tabell med titlene, en for forfatterne, en for kategoriene og en med publiseringsårene.
Hvis du skiller de forskjellige elementene, og husk at de kan kobles til, lar du deg lage mye mer fleksible filtre eller spørsmål.
Tilgangstabeller kan kobles sammen, ved å koble verdiene til en kolonne med verdiene i en annen tabell.
Du kan deretter lage en generell tabell som oppsummerer forholdene mellom elementene.
Den virkelige listen over bøker registrerer "Research" -verdiene til de andre tabellene, og kobler til hver tittel, en forfatter, året og den spesifikke kategorien.
Det er ikke fra tabellvisningen at feltene skal fylles ut: i motsetning til Excel kan du lage en maske som blir grensesnittet til det opprettede programmet.
En maske er et vindu designet på en personlig måte, der feltene som skal fylles ut for en rask innsetting vises.
Når du kommer tilbake til eksemplet på bøkene, kan du opprette en maske for å sette inn en ny tittel, og deretter forfatteren, året og kategorien, velge disse verdiene fra listen som allerede er opprettet eller sette inn et nytt navn i andre tilkoblede masker).
Etter å ha laget noen tabeller, kan du opprette spørsmål eller filtre for å trekke ut bestemte verdier fra de forskjellige tabellene .
I Access er det en veiviser for å lage spørsmål som ellers ville være vanskelig å forstå.
Rapportene er statiske ark der det er mulig å tegne summene av dataene som er satt inn i tabellene, for å se grafer eller sammendragssider som også skal publiseres på et nettsted.
Makroer og moduler er den mest komplekse delen av Access, der det er mulig å stille automatiseringer mellom verdiene for å gjøre innsetting enda raskere, integrere Access med andre programmer og gi større stivhet til databasen ved å innføre regler.
Det som er viktig å forstå om en Access-database er måten programmet tenker: tabellene er databasen, du må lage mange tabeller for hver type post som deretter kan samles sammen, filtreres med spørsmål og settes inn av masker .
For å lære Access ville det være bedre å laste ned et illustrert og interaktivt kurs.
Nettsteder som HTML.it har guider for å komme i gang med Access.
Den beste og oppdaterte online guiden på italiensk om Access 2010 og Access 2007 er imidlertid den på Microsoft-siden som gir en veldig detaljert generell oversikt.
