Som enhver programvare krever Microsoft Word også optimalisering, oppnåelig ved å produktivt endre noen forhåndsdefinerte innstillinger og alternativer. Takket være disse endringene, bør det mest brukte programmet i verden for å skrive til datamaskinen bli lettere, raskere og gi rask tilgang til de mest nyttige og hyppige funksjonene, for ikke å kaste bort tid i dokumenthåndteringsaktiviteter som bør være automatisert.
Nedenfor ser vi 10 av innstillingene som bør endres for å forbedre arbeidet med Word og spare tid og krefter.
LES OGSÅ: Spesielle Word-funksjoner som du alltid bruker når du skriver et dokument
1) Angi ønsket sted for å lagre filene
Gå til Fil-menyen -> Alternativer og deretter til Lagre-fanen for å konfigurere den foretrukne mappen som du skal lagre dokumentene i.
Fordelene er at du på denne måten kan bruke disk-knappen til å lagre et nytt dokument øyeblikkelig og raskt kunne åpne det igjen.
Fra den samme innstillingsfanen er det også mulig å velge standard filformat og endre det til docx eller doc eller odt eller rtf etter behov.
2) Flytt "Lagre som" på hurtigtilgangsfeltet
Lagre som-knappen skal alltid være i nærheten, slik at ethvert nytt dokument kan lagres umiddelbart med et gjenkjennelig navn.
Du kan da dra nytte av hurtigtilgangsfeltet, den øverste av alle der det også er Lagre og gjenopprette modifikasjonsknappene.
Trykk på pil ned og trykk på Andre kommandoer .
Fra Word-alternativene finner du Lagre som-kommandoen og legger den til høyre kolonne.
Husk imidlertid at Save As kan gjøres raskt ved å trykke på F12-tasten på PC-tastaturet.
3) Deaktiver boksen Lim inn alternativer for å gjøre klipp og lim inn kopier raskere
Når du høyreklikker på et Word-dokument, under Copy and Cut er det limingsalternativene som kan ta litt tid.
Hvis du foretrekker å deaktivere den og bruker alltid lime inn tekst i uformatert modus, for å få frem den klassiske Lim inn-knappen, gå til Fil-menyen -> Alternativer -> Avansert og fjern markeringen av Vis lim inn alternativer- knappen.
Faktum gjenstår at kopiering og liming kan gjøres raskere ved bruk av tastekombinasjonene CTRL + C, CTRL + X og CTRL + V.
4) Angi en standardskrift
Microsoft Word 2013 bruker Calibri som en standard font i størrelsen 11.
Nettopp fordi den er forhåndsdefinert og alle bruker den, kan det være lurt å endre den, kanskje ved å sette den gode gamle Times New Roman eller Helvetica (eller Arial) valgt til beste skrift for å skrive en læreplan og følgelig også utmerket for arbeidsdokumenter.
For å endre font i et dokument, hold bare Hjem-fanen åpen i båndet og velg skriften fra rullegardinmenyen.
For å endre standardfonten til alle dokumenter som vil bli skrevet i fremtiden, klikker du i stedet for på høyre hjørne av fontboksen fra Hjem- fanen.
Velg Arial, trykk Set som standard-knappen og endre alternativet ved å sette " For alle dokumenter " før du klikker OK.
5) Deaktiver råd når du plasserer markøren over en knapp
De med nok erfaring med Word kan gjøre programmet raskere ved å deaktivere tipsene og miniguidene som vises automatisk når en knapp velges.
Hvis vi aldri har lest dem, kan du deaktivere dem i Fil- menyen -> Valg -> Generelt, endre verktøybeskrivelsesstilen, ved ikke å vise verktøytips eller ikke vise karakteristisk beskrivelse ... for fortsatt å la muligheten til å lese navnet på en når du legger markøren over den.
Sistnevnte modus er å foretrekke fordi den viser navnet på kommandoene uten beskrivelser.
6) Endre Normal-modellen etter en smak
For å spare tid på sideoppsett og repeterende formateringsalternativer, kan du opprette en standardmal for hvert nye dokument du åpner.
Høyreklikk deretter på Normal- stilen, midt til høyre på båndet, og trykk Endre .
Endre deretter skriften som sett i trinn 4 og deretter også skriftstørrelse og skriftstil.
Knappene over forhåndsvisningen lar deg også velge sidemargene og høyden på linjeavstanden.
I nedre venstre hjørne kan du legge inn andre redigeringsseksjoner som fane, avsnitt, rammer og andre.
Før du klikker OK og avslutter, velg alternativet under " I nye dokumenter basert på denne modellen ".
Merk : Normal-stilen lagres i en fil som heter Normal.dotm .
Hvis dette blir omdøpt, skadet eller flyttet, oppretter Word automatisk en ny versjon som bruker de opprinnelige standardinnstillingene, og derfor vil tilpasningene gå tapt.
7) Endre den personlige informasjonen til dokumentene
Dette er noe som mange glemmer og som risikerer å lage dårlige tall.
Hvis vi skriver et nytt dokument som starter fra et eksisterende og skrevet av et annet, kan faktisk hvem som leser det fange det faktum at dokumentet ikke er vårt, fordi informasjonen i det viser en annen forfatter.
Alle metadata og personlig informasjon er synlige fra menyen Fil> Informasjon
Endring av personlig informasjon i Word gjøres bare en gang og gjelder alle dokumenter som er lagret senere.
Forfatterinformasjonen kan endres fra Fil- menyen -> Informasjon eller også i Fil -> Alternativer -> Generelt og legge navnet ditt under " Personalisering av Office-kopien i bruk ".
Hvis du vil endre forfatteren til et bestemt dokument, kan du bruke gjennomgang-menyen eller i boksen som vises når du lagrer som, kan du legge til og redigere forfatteren.
8) Fjern dokumentseierskap og personlig informasjon
Hvis du vil opprettholde absolutt personvern om hvem som skrev og redigerte en Word-fil, er det viktig å slette de skjulte metadataene som inneholder navnene til de som jobbet med den, opprettelsesdatoen, tidligere versjoner, arbeidstid og andre ting.
Informasjonen som er lagret av Microsoft Office er synlig fra File -> Information .
For å slette all denne informasjonen, gå til Fil- menyen -> Alternativer, trykk på Protection Center og deretter på Settings Protection Center .
Gå til Alternativer for personvern og trykk på dokumentkontrollknappen, og velg deretter å slette alle metadataene.
Merk : Dette er en innstilling relatert til filen som er i bruk og ikke permanent.
9) Slå av beskyttet visning i Word
Beskyttet visning er en skrivebeskyttet modus som - som navnet indikerer - har som formål å beskytte datamaskinen mot et dokument mottatt hvis det er infisert.
Hvis du mottar filer fra anerkjente kilder, kan du slå av beskyttet visning .
Gå deretter til File -> Options -> Protection Center -> Protection Center Settings og fjern merket for alle eller bare noen av alternativene i Protected View- delen.
10) Automatisk rulling
For å lese lange dokumenter håndfri, kan automatisk rulle aktiveres med en enkelt knapp.
Denne knappen kan legges til på hurtigtilgangsfeltet øverst ved å trykke på pil ned-tasten, gå til Andre kommandoer -> Velg kommandoer fra -> Alle kommandoer -
Den automatiske rulleknappen vises som en hvit sirkel.
Når du trykker på den, blir musepekeren til en dobbel pil, og du kan bla dokumentet opp og ned med musen, uten å klikke på noe.
For å gå ut av automatisk rullemodus, trykk med en museknapp eller trykk Esc.
LES OGSÅ: Optimaliser Word ved å deaktivere unødvendige alternativer
