Tiden går, nye kommunikasjonssystemer blir født og dør, men det viktigste i mer enn et tiår har alltid vært det samme, e-post. I dag er imidlertid også tjenestene for mottak av e-post forskjellige mellom moderne og innovative, med alternativer for å organisere post på forskjellige måter og gammeldagse, identiske med de for ti år siden, uten forbedringer.
LES OGSÅ: De beste gratis e-postnettstedene der du kan opprette en e-postadresse
Google Mail, kalt Gmail, er selvfølgelig den kraftigste og full av e-posttjenester med alternativer via nettet. Derfor, for de som har problemer med å administrere innkommende e-post, vil vi i denne artikkelen se noen viktige triks som du trenger å vite for å forenkle administrasjonen. av nye mottatte e-poster .
Det er et spørsmål om å sette opp et automatisert system for å rydde opp posten fordi du vet at hvis du overlater denne oppgaven til brukerens hånd, til tross for alle anstrengelser, vil du uunngåelig ende med å tape krigen med uorden.
For å automatisere Gmail-innboksen slik at du ikke trenger å bekymre deg for å miste viktige e-poster og meldinger, kan du følge disse 6 tipsene ved å bruke de interne funksjonene på google mail site.
Dette er et kompendium av den komplette guiden til Gmail .
1) Bruk filtre og etiketter for å administrere mottak av innkommende meldinger automatisk .
Jeg hadde allerede snakket om dette tidligere i en generell veiledningsartikkel for å lage e-postfiltre på Yahoo Mail, Hotmail og andre posttjenester inkludert Gmail.
Det er viktig å vite hvordan du oppretter filtre i Gmail, for å opprette nye hver gang du mottar en ny melding i innboksen, som ikke automatisk katalogiseres.
Så hvis du har alle mottatte meldinger oppført i kronologisk rekkefølge, men uten noen differensiering, er det på tide å lage filtre og etiketter for å sortere e-posten i forskjellige mapper i henhold til avsender, emne eller andre kriterier.
Å være etiketter, blir faktisk ikke meldinger flyttet fra den generelle listen over innboksen, men bare filtrert og utmerket i gruppen, noe som gjør dem lettere å finne og søke.
Etiketter vises på venstre side av siden i Gmail-menyen.
Når du mottar en ny e-postmelding i innboksen som ikke har en etikett, åpner du den eller velger den og trykker deretter på etikettknappen, den ved siden av knappen " Annet " for å opprette en ny.
Ideelt sett bør en etikett brukes på hver tilbakevendende melding .
For eksempel brukes en etikett på Facebook-varsler, en annen etikett brukes på Navigaweb-nyhetsbrev-e-postmeldinger, en annen for arbeidsmeldinger og så videre.
Når du har opprettet den nye etiketten for en melding, for å sikre at alle de neste innkommende som ligner på den automatisk blir merket på samme måte, åpner du e-posten, trykker på " Annet " -knappen og i rullegardinlisten, klikk på " Filtrer meldinger av denne typen ".
På denne måten opprettes en regel automatisk og raskt der alle meldingene fra den samme e-postadressen eller etiketten som er opprettet er tilknyttet.
Filteret kan endres ved å velge et annet kriterium som for eksempel hvis det inneholder et bestemt ord i emnet, eller hvis det ikke inneholder det, eller hvis meldingen har vedlegg eller ikke.
Klikk deretter på " Opprett filter med dette søket " og velg den endelige handlingen som faktisk kan være for å bruke på disse meldingene en allerede eksisterende eller ny valgt etikett.
I filteret kan du også velge flere samtidige handlinger fra de tilgjengelige; for eksempel svare som standard, ignorere meldingen, merk den som allerede lest eller som viktig.
For eksempel kan rent informative e-postmeldinger som ikke trenger å åpnes og leses, ignoreres og arkiveres, mens automatiske nyhetsbrev kan merkes som allerede lest og merket bare for å finne dem når det er nødvendig.
Å opprette et standardsvar for alle meldinger mottatt i Gmail av en viss type kan være det beste trekket for å lette arbeidsmengden når den blir ensformig eller for å gi avsenderen beskjed om at meldingen er mottatt og vil bli svart på snart.
Etter å ha opprettet filteret, er det viktig å huske å sette krysset på Bruk filteralternativet også til de tilsvarende meldingene for å sikre at regelen er tilbakevirkende kraft og også gjelder meldinger som allerede er mottatt tidligere.
OPPDATERING: E-post på Gmail er nå organisert i spesielle faner og kategorier
2) Å sende eller motta vedlegg på Gmail med Skydrive, Dropbox, Box og Google Drive er en fin måte å forhindre at vedlegg tar for mye plass i Gmail.
I tillegg, uten å installere plugins, som sett i nyhetene fra desember, kan du med Gmail sende vedlagte filer opptil 10 GB.
3) Konverter e-post til kalenderaktiviteter
Noe av det mest interessante med Gmail er integrasjonen med Google Tasts og Google Kalender.
Hvis du åpner en e-post, kan du velge å opprette en aktivitet knyttet til den valgte meldingen ved å klikke på Mer- menyen øverst.
Dessverre kan du ikke automatisere opprettelsen av planlagte aktiviteter basert på e-post, men du kan alltid opprette et filter og gi etiketten "mulige aktiviteter" til nye innkommende meldinger.
LES OGSÅ: Veiledning til Google Oppgaver for å lage lister over aktiviteter, arrangementer og online avtaler
4) Skille innkommende meldinger basert på den mottatte e-postadressen .
Det er viktig å merke seg at filteret i Gmail også kan brukes ved å skille innkommende meldinger basert på e-postadressen e-posten ble sendt til.
Denne typen filter er nyttig, for eksempel hvis du bruker Gmail som et nettsted der du også kan motta meldinger fra andre postkasser.
Enda bedre, kan du bruke dette filteralternativet med Gmail-aliaser .
For en Gmail-adresse er det uendelige aliaser .
Hvis for eksempel e-postadressen var , er aliasene
For eksempel kan den angis som Facebook-adresse eller den kan gis som arbeidsadresse .
I andre artikler, andre triks for å holde innboksen ren og organisert :
- Avslutt abonnement på automatiske nyhetsbrev og e-post
- Automatiske filtre for sosiale oppdateringer, varsler og nyhetsbrev
- Avansert e-postsøkeguide i Gmail
