Forretningsbrukere mottar mye e-post hver dag, og kaster bort mye tid på å lese og svare på dem. Videre er de fleste e-postmeldinger mottatt i innboksen uviktig hvis ikke spam, vanligvis i form av reklame.
E-post er et eldgamelt verktøy (teknologisk sett), som har utviklet seg, og selv om mange fortsetter å bruke e-posten på gammeldags vis, er det flere måter å organisere innboksen bedre på, unngå å kaste bort energi på å lese e-post. mindre viktig og svare raskere på mer presserende.
LES OGSÅ: Bestill innboksen med filtre og aliaser i Gmail for å administrere mottatte e-postmeldinger
I mellomtiden må vi begynne å si at e-posttjenester ikke er like: Gmail, Yahoo e-post og Microsoft Hotmail er helt klart de beste i kategorien gratis e-posttjenester via nettet.
Siden det er mulig å bruke dem selv uten å endre e-postadressen din, ville det være bedre for de som bruker forskjellige tjenester å endre (se for eksempel hvordan du abonnerer på Hotmail uten å endre e-postadresse).
Alternativt er det absolutt en god ide å bruke en e-postklient, for eksempel Microsoft Outlook, til å motta e-post på datamaskinen din.
For å bli kvitt byrden for for mange e-postmeldinger, må du optimalisere postkassen .
Som nevnt flere ganger, består ikke nødvendigvis spam av uautoriserte annonseringsmeldinger; veldig ofte er dette nyhetsbrev sendt fra nettsteder du har registrert deg ved å gi ditt samtykke.
For å forhindre at disse nyhetsbrevene tetter postboksen din, må du velge hvilke du virkelig vil motta og hvilke du ikke vil.
Hver e-post av denne typen, som ruller ned, har en kobling, ofte skrevet i en liten og skjult skrift, for å fjerne seg selv fra adresselisten og ikke lenger motta disse meldingene.
Noen ganger er det en lenke til avmeldingsknappen, andre ganger er den " fjern ", mens du i noen tilfeller må skrive en ny melding der du ber om fjerning fra adresselisten.
Etter å ha trykket på Avslutt abonnement, automatiserer de mer seriøse nettstedene kanselleringen mens andre tvinger brukeren til å koble seg til kontoen sin og endre alternativene for e-postvarsling.
Problemet merkes så mye at noen tjenester er opprettet for å eliminere nyhetsbrevabonnement automatisk, for eksempel Unroll.me som jobber med mail, Hotmail og Yahoo og med e-postklienter til mobiltelefoner og PCer (Outlook og Thunderbird).
For å motvirke spam tilbyr Yahoo, Google Mail og Hotmail tjenester utmerkede filtre (spesielt YahooMail), men for å øke denne beskyttelsen er det noen gratis programmer som kan blokkere spam-e-poster.
Etter å ha gjort litt rengjøring, må du organisere innboksen-meldingene dine for å prøve å samle dem .
Når du mottar e-postmeldinger fra nettsteder du vil holde kontakten med, kan du redusere innboksen din med Google InBox for bruk i stedet for Gmail
Facebook har implementert et e-postvarslingssystem (i kontoinnstillingene -> varsler ) der du kan velge å kun motta viktige oppdateringer og sammendrags-e-post via e-post i stedet for individuelle e-postvarsler.
De som bruker Gmail har mange applikasjoner og plugins tilgjengelig som optimaliserer Gmail og rydder postkassen.
Blant disse vil jeg for eksempel påpeke Sortd- plugin for Gmail, som integreres med Gmail og automatisk organiserer meldinger ved å dele dem inn i forskjellige kolonner.
Når det gjelder organiseringen av innkommende e-postmeldinger i mapper, er det i alle e-posttjenester mulig å lage automatiske regler for å filtrere e-post .
Å bli flink til å stille inn regler for filtrering lar deg sortere e-post eller gi automatiske svar.
Hvis du for eksempel har abonnert på Navigaweb.net-nyhetsbrevet, kan du lage et filter som dette, alle daglige e-postmeldinger med de nye artiklene lagres sammen, kanskje med innstillingen "allerede lest", og derfor blir det lett å lese og lese dem igjen når du vil og søke etter tidligere meldinger.
På Gmail er det plugin-en til de forhåndsdefinerte svarene (den finnes i Labs-innstillingene, og den skal aktiveres) med forhåndskonfigurerte maler, uunnværlige for å kunne svare raskt på repeterende meldinger.
Sendingen vil ikke være automatisk, men på denne måten tar det bare to klikk for å sende svaret, uten å måtte omskrive de samme tingene (i en annen mail måtte jeg rapportere et annet program for å lage modeller og faksimiler for automatiserte svar )
I kombinasjon med filtre er det også mulig å sette opp automatiske svar for bestemte nøkkelord.
En annen utmerket plugin for Gmail er Boomerang som lar deg utsette sending av e-post og derfor sende daterte postmeldinger: Jeg skriver det nå, jeg sender det om to timer, for strategi eller personlig organisering.
Boomerang er bare en av de mest nyttige plugins for Gmail i Google Chrome nettleser .
Veldig nyttig da, på Gmail, "utsette" for å utsette lesingen av e-posten.
Endelig kan du motta varsler på datamaskinen din for innkommende meldinger med verktøy som EmailTray eller, enda bedre, Pop Peeper som fungerer med alle programmer eller posttjenester.
I andre innlegg har jeg også rapportert verktøyene for å motta varsler om nye e-poster på skrivebordet i Gmail og utvidelsene for varsler om uleste e-poster på Chrome og Firefox .
