Smarte arbeidsprogrammer for hjemmefra

Mange av kontor-, administrasjons- og forretningsadministrasjonsjobbene kan være komfortabelt hjemmefra i tilfelle en nødsituasjon, eller hvis arbeidsplassen er for langt borte eller midlertidig stengt for pågående arbeid. Det er klart at ikke alle bransjer og aktiviteter kan "overføres" til hjemmet, men de fleste jobbene i tertiær sektor og delvis også i sekundær sektor kan styres, i en viss periode, selv fra en datamaskin i hjemmet.
I denne guiden vil vi vise deg hva som er de beste verktøyene for å oppnå smart arbeid, ved å bruke en PC med Windows 10 eller en Mac som bare skal brukes til formålet (så vi slipper å bruke en PC med spill, morsomme programmer og noe annet), for å øke konsentrasjonen og resultatene som er oppnådd med vårt "virtuelle kontor".
LES OGSÅ: Smart arbeidsstasjon for å jobbe hjemmefra til den mest behagelige PC-en

Programmer for å jobbe hjemmefra

For å imøtekomme alles behov, vil vi bare påpeke gratisprogrammer eller programmer med spesielle lisenser for kontorer og selskaper, slik at vi kan organisere det smarte arbeidet som passer for din bedrift på kort tid.

Skype

Skype er sannsynligvis den beste løsningen for å organisere møter og for å jobbe hjemmefra som om vi var på kontoret. For smart arbeid kan vi bruke forskjellige versjoner av Skype, designet for å tilpasse seg ethvert selskap:

• Skype: gratisversjonen av Skype ideell for små bedrifter og kontorer med opptil 20 ansatte. Det tilbyr en gruppechat, muligheten for å legge ved og sende filer og muligheten for å lage videokonferanser mellom alle medlemmene i arbeidsteamet.
• Skype for Business: Denne forbedrede versjonen av Skype lar deg legge til opptil 250 personer til online møter, gir beskyttelse på bedriftsnivå for kommunikasjon og lar deg administrere ansattkontoer, integrere alt med Office 365-plattformen. Kostnadene er like til € 2 per måned per bruker.

Vi kan bruke den ene eller den andre versjonen basert på antall brukere som skal kobles til, et valg som åpenbart hører til administratoren eller eieren av selskapet, også basert på antall brukere som vil koble seg sammen i smart arbeid.
Hvis vi ønsker å bruke Skype direkte i nettleseren, inviterer vi deg til å lese vår online Skype- guide for chat, telefonsamtaler og videosamtaler fra nettstedet .

Office 365

For å jobbe med dokumenter som er delt mellom forskjellige kolleger og for å vise et arbeidsprosjekt for alle, kan vi bruke potensialet som tilbys av Office 365, dvs. skyversjonen av Office-pakken.

Med dette kraftige verktøyet vil vi kunne redigere forretningsdokumenter med flere hender, dele delte kalendere med Outlook, laste opp og laste ned andre dokumenter som er delt av sjefen eller andre kolleger og administrere hvert Office-dokument uten å installere noe på datamaskinen, siden det også fungerer veldig bra fra en nettleser .
Office 365-lisensen skal være tilgjengelig for selskapet, så for å bruke den hjemmefra må vi bare laste ned den dedikerte klienten (vi spør alltid systemadministratoren) og bruker hvilken som helst nettleser (veldig praktisk og lett å administrere i hver situasjon).

G Suite

Hvis vi leter etter et gyldig alternativ til Skype og Office 365, kan vi prøve G Suite, plattformen som er reservert av Google for selskaper.

Med denne plattformen vil vi ha bedriftens Gmail-adresser, støtte for alle Office-filer takket være Google Dokumenter, en plattform for å lagre data og dokumenter på skyen (også delt blant kolleger), Google Kalender for å planlegge avtaler og møter, Notater for delte notater og til slutt Google Hangouts Meet, en HD-telekonferanse-tjeneste som kan støtte opptil 250 brukere samtidig.
Lisensprisene for G Suite er svært konkurransedyktige og gjør det mulig å imøtekomme behovene til små, mellomstore og store bedrifter.

Slack

En annen plattform som er mye brukt for smart arbeid er Slack.

Plattformen tilbyr alle verktøyene for å styre et salgsteam eller et utviklingsteam, takket være muligheten for å styre forskjellige kanaler som skal tilordnes kategorier og oppgaver, for bedre å dele og dirigere profesjonell kommunikasjon til de forskjellige teamene.
I alle de forskjellige kanalene kan vi finne et integrert chat-system, videokonferanse for kanaler eller intra-kanaler, skysystem for å dele filer og dokumenter til alle personer som er registrert og tilhører samme arbeidskanal, delt skjerm og utpekte kontoer. I tillegg til den vanlige chatten, er det også en direktemeldingsprat for å chatte individuelt mellom kollegene.
Slack kan prøves gratis for små lag, men det uttrykker det maksimale potensialet som støttes av en bedriftslisens med avgjort attraktive priser.
Slack ligner Microsoft Teams for å organisere eksternt arbeid, og er et av de beste verktøyene for gruppearbeid, chat, kommunikasjon og prosjektdeling

Mattermost

Hvis vi leter etter noe gratis og håndterbart gjennom en bedriftsserver (uten å bruke serverne til andre selskaper eller andre skyer), kan vi stole på Mattermost.

Ved å installere serverversjonen i selskapet, vil vi kunne organisere en komplett smart arbeidsplattform, i stand til å gi styring av forskjellige kanaler og ulike team integrert chat, videokonferanser, fildeling og avansert kryptering av alle innkommende og utgående strømmer fra serveren.
Vi må faktisk bare konfigurere bedriftsserveren på en rask nok internettlinje og gi en konto til alle ansatte, tilordne dem til et team.

Teamviewer

For å koble til datamaskinen på hjemmekontoret er det ikke nødvendig å opprette VPN eller bestemte nettverkskonfigurasjoner, men bare installere et program som Teamviewer, som fungerer utmerket for å koble til på eksternt skrivebord fra en datamaskin til en annen, via internettforbindelse. For mer informasjon har vi skrevet en guide for hvordan du bruker Teamviewer
Alternativt kan du lese hvordan du får tilgang til PC-en eksternt ved å overvinne brannmurer og proxy og de beste programmene for eksternt skrivebord.

Bitrix

Vi legger også til denne listen Bitrix-plattformen, som for nødsituasjonen COVID 19 har tilgjengeliggjort sine mange forretningsstyringsverktøy gratis for alle selskaper. Du kan lese mer informasjon på Bitrix24-nettstedet

konklusjoner

Løsningene for å kunne bruke smart arbeid på ethvert selskap som jobber mye på datamaskiner eller delte prosjekter er mange, bare velg den som allerede er aktiv i bedriften, eller fortsett med betalingen av lisensen som er nødvendig for å dekke aktiviteten til alle ansatte. De gratis løsningene som kan brukes av små team eller små selskaper mangler ikke, men det er alltid lurt å fokusere på betalte versjoner for å ha alle fordelene og jobbe med maksimal produktivitet.
For ikke å glemme derfor også de beste videochatter for PC- og videokonferanseprogrammer og også programmer for eksternt arbeid og online gruppesamarbeid
Fortsatt om produktivitet, inviterer vi deg til å lese utvidelseguidene våre for å forbedre produktiviteten i Google Chrome og Chrome-utvidelser for å jobbe raskere online .
Hvis vi derimot leter etter andre plattformer for deling av prosjekter, kan vi lese artikkelen vår for å samarbeide online og skrive dokumenter sammen og programmene for å administrere og planlegge prosjekter