Når du jobber med datamaskinen, må du i noen tilfeller håndtere store datamengder som må gjøres så lesbare som mulig. Disse listene kan importeres fra en ekstern database, men kan også kopieres fra en webside. Når du for eksempel vil bringe rapporten om det siste års bankbevegelser til datamaskinen din, laste ned eller kopiere den fra nettsidene til nettbanken din, får du generelt en csv-fil eller en tekstfil, ofte dårlig formatert og vanskelig å lese eller skrive ut. Et annet eksempel er listen over musikk du har på datamaskinen din eller en telefonbok. I forretningsmiljøet kan du imidlertid finne deg selv med store datamengder som skal oppsummeres og gjøres mer leselig for rask referanse. Alle disse aktivitetene med manipulering av samlede data kan du absolutt gjøre med Excel, men mye mer enkelt kan du bruke noen virkelig innovative og produktive gratisprogrammer .
Det nyeste programmet er Open Refine, et open source-program fra Google som lar deg lese til og med et enormt sett med forstyrrede data og sette dem på plass, slik at de er ensartede og kan kopieres og analyseres statistisk. Før du bruker Open Refine, er det bedre å se de tre videoene som er publisert på nedlastingssiden for å forstå hovedfunksjonene som jeg oppsummerer kort. Refine kan lastes ned gratis og installeres på Windows, Linux eller Mac PCer.
Når du for eksempel kopierer og limer inn data i en tabell fra en liste på en webside, kan de limes inn i et Excel-ark eller en tekstfil, og det kan bekreftes at det nesten er uleselig, og du må legg dem tilbake. Selv i tilfeller der en nedlastingslenke for csv- filen er tilgjengelig, vil det fremdeles være problemer med å håndtere dataene på rad, fremfor alt for å endre dem konsekvent. Her kan du bruke Open Refine, som lar deg importere dette databladet og manipulere det raskt og enkelt ved å lage en tabell fra rå og kopierte data.
Som du ser i videoene, kan du bruke " Tekstfasett " -funksjonen for å se sammendraget av dataene til en kolonne og for å administrere den på en samlet måte, og dermed forene de dårlig skrevet og slette ugyldige. Trim- funksjonen lar deg gi nytt navn til grupper av poster alle sammen.
Vanlige uttrykk kan deretter opprettes for å gi nytt navn til data, med presise regler. Med Cluster kan du forene hele datagrupper, oppsummere dem med to klikk. For numeriske verdier er det mulig å gjøre tillegg, gjennomsnitt og lage grafer. Alle disse operasjonene på tabeller og lister som vanligvis gjøres med Excel, kan administreres med Open Refine på en mye raskere og enklere måte.
Det som fikk meg til å vie en artikkel til dette tekniske verktøyet, og det jeg vil forstå, er at det ikke er et program som bare er ment for selskaper eller for de som jobber med enorme databaser . Faktisk kan Refine brukes til å raskt sortere en liste som kommer fra kopiering og liming fra en webside og til å lage tabeller ved å kopiere lister fra alle kilder. For eksempel kan du gå til Wikipedia, kopiere listen over amerikanske skuespillere og raskt legge dem i en tabell med dataoverføringsverktøyet. På avanserte nivåer kan du lage tannte programmerbare uttrykk for å trekke ut data fra webapplikasjoner som Google Maps eller andre.
Open Refine er et program som ikke erstatter Excel, men lar deg administrere data og tabeller som kommer fra andre kilder.
Et annet gratis program for Windows, Mac og Linux er CleanHaven som brukes til å kopiere og lage tabeller i tillegg til å rydde opp lister, data og tekster. Ikke bare kan du konvertere teksten ved å transformere store bokstaver til små bokstaver eller ved å kansellere de ikke-utskrivbare tegnene, men du kan også for eksempel samle linjer atskilt med vognretur, filtrere ord, slå sammen kolonner i en tabell, søke og erstatte tekst, fjerne av tomme mellomrom og korrigering av tegnsetting. CleanHaven har også et fint, rent grensesnitt med menyer som er enkle å forstå og bruke. CleanHaven støtter tabellvisning, slik at du kan lime inn hvilken som helst tekst eller liste fra Excel, fra en CSV-fil eller en hvilken som helst annen kilde og se disse i CleanHaven. Den første raden kan automatisk bli kolonneoverskrift, og dataene kan sorteres enkelt med et klikk.
Både Refine og CleanHaven kan administrere et stort antall tabeller og bli to nyttige programmer for alle for grunnleggende operasjoner av kopiering og liming av tabeller fra internett og uunnværlig for de som jobber med Excel-ark, for de som gjør regnskap, for de som gjør kostnadsanalyse, lager, arkivering, sekretariat og prosjektledelse.
