En av de hyppigste skadene når vi lager dokumenter med Office-pakken, er tapet av alt arbeidet som er gjort frem til det øyeblikket på grunn av en plutselig strømavbrudd eller en Windows-feil, med en tvangsstart. Disse scenariene er mindre og mindre hyppige, men vi kan beskytte arbeidet som gjøres ved å programmere Word, Excel og PowerPoint for automatisk å lagre dokumentet mens vi fremdeles lager det: ved å handle på denne måten, i verste fall, vil vi bare miste de siste øyeblikkene før problemet eller blackout. I denne guiden viser vi deg hvordan du aktiverer automatisk filsparing på Word, Excel og PowerPoint, for alltid å beskytte arbeidet som gjøres på kontoret eller hjemme; hvis dette ikke er nok (vi risikerer filkorrupsjon), vil vi også vise deg hvordan du bruker filhistorikken for å kunne gjenopprette en gammel revisjon av filen, slik at du alltid kan starte på nytt på et godt tidspunkt og unngå å starte på nytt.
LES OGSÅ -> Gjenopprett skadede, korrupte eller tapte Word-dokumenter og Excel-filer
1) Automatisk lagring i Office 365
Hvis vi har en abonnementskopi av Office 365, er automatisk lagring tilgjengelig ved å laste opp filen direkte til OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online (for selskaper): på denne måten synkroniserer de forskjellige Office-programmene som brukes, alle endringer som gjøres på filer (i noen sekunder), slik at du aldri trenger å bekymre deg for problemer. Først aktiverer vi derfor OneDrive-klienten på vår PC med Windows 10, på jakt etter ikonet i nedre høyre hjørne eller leter etter OneDrive- elementet i Start-menyen.
Hvis vi har tidligere versjoner av Windows eller bruker en Mac, laster vi ned OneDrive.
Når den synkroniserte OneDrive-mappen er aktivert, la oss gå til Office-programmet som skal brukes, begynne å skrive dokumentet ( Ny ) og klikk deretter på File -> Save øverst og velg OneDrive -> Personal folder som banen. Filen vil umiddelbart bli lagret i skyen, og i den øvre delen av vinduet ser vi Auto save- knappen vises.
I en annen artikkel guiden for å synkronisere mapper i Onedrive.
Når knappen er aktiv, trenger vi ikke lenger å bekymre oss for lagring med tidsintervaller, siden alt er synkronisert med skyen (det må åpenbart være en internettforbindelse). Hvis vi vil gjenopprette en gammel versjon av filen, klikker du bare på knappen som er lagret i OneDrive øverst til høyre og bruker Vis alle versjoner- menyen.
På denne måten kan vi automatisk lagre og gjenopprette om nødvendig, selv i tilfelle problemer med PC-en (vi kan alltid fortsette arbeidet på en annen PC som er konfigurert med vår Office 365-konto).
Hvis vi ikke har Office 365 ennå, kan vi registrere oss for et tjenesteabonnement herfra -> Kjøp Office 365.
En prøveperiode på 1 måned er også tilgjengelig for grunnpakken, slik at du kan evaluere alle fordelene ved å ha et Office-abonnement i stedet for å kjøpe hele pakken for offlineproduksjon.
2) Automatisk lagring på offlineversjoner av Office
Hvis vi ikke har Office 365, men en gratis salgsversjon (med den klassiske lisensen med ubestemt gyldighet), er ikke automatisk lagring på skyen tilgjengelig, men vi kan alltid bruke automatisk lagring for offline filer .
I dette tilfellet vil vi bruke revisjonssystemet som er integrert i Office, slik at vi kan lagre endringer som vi ikke lagrer manuelt med kortere intervaller (vi minner om at det bare er å trykke CTRL + B på tastaturet for å lagre fremdriften umiddelbart).
For å aktivere automatisk lagring av detaljversjoner av Office, åpner vi alle dokumenter med Office-programmer, klikker på Fil øverst og går til Alternativer -> Lagre banen.
Fra dette vinduet sørger vi for at utvidelsen av de nyeste kontorfilene er indikert (for eksempel docx, xlsx osv.), Vi setter merket under elementet Lagre automatisk lagringsinformasjon hver, vi setter 1 minutters intervall (minimum som vi kan stille) og vi aktiverer også elementet Hold den nyeste versjonen automatisk gjenopprettet hvis den lukkes uten å lagre .
Informasjon om automatisk lagring lagres i banen som er angitt i Autosave- filstien- feltet, som også kan være en mappe for hvilken som helst sky (hvis vi har synkronisert OneDrive eller Google Drive, kan vi peke endringene der og dermed ha en kontinuerlig sikkerhetskopi).
For å gjenopprette filer etter en blackout eller en systemfeil, åpner du bare Office igjen og bruker filgjenopprettingsverktøyet, som vil trekke fra sikkerhetskopien vi konfigurerte tidligere. Dessverre sparer dette systemet bare endringene som gjøres hvert minutt: hvis vi er veldig raske i å skrive, kan et manglende minutt sprenge mye dokument på gjenopprettelsestidspunktet.
3) Hvordan bruke Windows File History
Hvis vi ønsker et ekstra backup-system, slik at vi også kan gjenopprette filer som er skadet av feil, plutselige omstarter eller malware, kan vi stole på redningssystemet kalt File History, som er til stede på Windows 10 (men også på tidligere versjoner av operativsystemet ).
For å aktivere filhistorikk på Windows, åpner du Start-menyen nederst til venstre, søker etter innstillinger for sikkerhetskopi og åpner det første elementet som vises øverst; fra den nye menyen setter vi en backup-stasjon (en USB-pinne, en ekstern harddisk eller en hvilken som helst nettverksressurs) ved å klikke på Legg til en stasjon .
Etter å ha lagt til sikkerhetskopibanen, klikker vi på Flere alternativer, velger hvert 10. minutt i menyen Sikkerhetskopier filer og legger til slutt sikkerhetskopimappen (der vi lagret Office-filene) ved å klikke på knappen Legg til en mappe .
Systemet tar sikkerhetskopi automatisk hvert 10. minutt, slik at du alltid har en kopi av Office-dokumentene våre på en egen disk. For å lære mer om sikkerhetskopisystemene, inviterer vi deg til å lese guiden nedenfor.
LES OGSÅ -> Sikkerhetskopier brukermapper for å lagre personopplysninger i Windows
