For alle som trenger å opprette en faktura for å be om penger til en jobb som frilanser eller konsulent eller for et selskap, ser vi her hvordan du oppretter en personlig faktura i Excel, enkel, fra et hvitt ark, uten å deretter bruke en mal klar.
Å opprette en faktura i Excel er en relativt enkel jobb, du trenger bare å forberede en tabell, sette noen regler, legge til ønsket informasjon og deretter, hvis du vil gjøre en mer teknisk jobb, også legge til litt beregningsautomatisering. Det er klart det er mulig å bruke en fakturamal som allerede er utarbeidet av eksperter, laste ned en og tilpasse den. Noen modeller er allerede tilgjengelige i Excel, åpner et nytt ark og går deretter til Fil- fanen og ser etter fakturaer i søkefeltet. Andre modeller er tilgjengelige på nettstedet for gratis fakturamaler eller på andre nettsteder med Excel-modeller for å laste ned gratis .
I dette tilfellet går vi imidlertid for å se trinnene for å lage en enkel faktura på Excel fra bunnen av (guiden fungerer også med LibreOffice Calc ).
LES OGSÅ: 10 gratis fakturerings- og regnskapsprogrammer for selvstendig næringsdrivende og små bedrifter
For å lage en enkel faktura i Excel er den nødvendige informasjonen:
Nå må vi endre størrelse på noen av kolonnene og radene, for å ha mer plass til å skrive lengre informasjon, for eksempel beskrivelser av salgsobjektet. For å endre størrelsen på en rad eller kolonne, klikk på den og dra den med musen. Som standard er radene satt til en høyde på 20 piksler og kolonnene er satt til en bredde på 64 piksler. For en optimalisert konfigurasjon kan du endre størrelse på kolonnene og radene på denne måten:
Linje 1 må inneholde navnet på selgeren og ordet "Faktura". Den ekstra plassen lar deg øke skriftstørrelsen på denne tittelen for å få en bedre grafisk gjengivelse som fanger oppmerksomheten til mottakeren. Kolonne A inneholder det meste av viktig (og lengste) informasjon på fakturaen: kjøper- og selgerdata, varebeskrivelse og betalingsmåte. Kolonne B inneholder datoene. I kolonne C vil vi skrive fakturanummer, fakturadato, den individuelle prisen for hver oppførte vare og det totale beløpet.
I kolonne A linjer 4, 5, 6 og 7 legger vi inn adressen (delt i to linjer), telefonnummer, momsnummer og avgiftskode
I kolonne B linje 4 og 5, skriv " DATA: " og " INVOICE NO .: " med fet tekst og juster teksten til høyre. Kolonne 4 og 5 i kolonne C er mellomrommene hvor dato og fakturanummer skal settes inn.
Til slutt, for den siste delen av grunnleggende informasjon, vil vi sette inn teksten " Faktura A: " (i fet skrift) i kolonne A, rad 9 . Rad 10, 11, 12 og 13 kan brukes til å legge inn mottakerdata.
Bli deretter sammen med kolonnene A og B i rad 15 (velg de to cellene og trykk deretter på Flett- knappen øverst) for å skrive en tittel for de listede elementene som kan vises i kolonne A fra rad 16 til 30), med rømningsdatoer (kolonne B, linjer 16-30). Etter å ha blitt sammen med kolonnene A og B i rad 15, gi cellen en kant på alle sider (ved hjelp av kantknappen i Font- delen på Hjem- fanen), kanskje også ved å bruke en lysegrå fyllfarge eller annen farge. Gjør det samme også for celle C15.
I den første cellen i rad 15, skriv BESKRIVELSE og juster teksten i midten. I C15, skriv PRIS, og legg begge i fet skrift for en tabelloverskrift. Vi velger mellomrom fra rad 16 til rad 30 i kolonner A og B for å legge til en nedre kant. Cellene i kolonne C fra 16 til 29 kan i stedet omringes av en venstre og høyre kant.
Uthev celle C30, gi den grenser rundt hele cellen og en gradient av farge slik at den skiller seg ut. Til venstre (deretter B30), skriv TOTAL og juster på høyre side.
Dette fullfører fakturastrukturen, med mulighet for å legge til en ny rad avhengig av antall produkter. som skal se slik ut.
Merk på cellene C16-30, og velg alternativet " Valuta " for å formatere priser i euro.
Hvis du vil legge til alle individuelle mengder og få dem til å reflektere i den totale cellen som vi har opprettet, velger du cellen (C31 i dette eksemplet) og skriver inn følgende formel:
= SUM (C16: C29)
Når du fyller ut prisfeltene, blir den totale cellen automatisk fylt med summen .
Fortsetter, sett inn teksten " Betalingsmåte: " i A34 eller annen informasjon, avhengig av hva du trenger, for eksempel ved å legge inn betalingsmåter som er akseptert for betaling av faktura eller mva-eksklusjoner eller andre viktige merknader.
Til høyre for priskolonnen kan du legge til kolonnen, for beregning av den totale prisen med mva inkludert, og sette i den første kolonnen prisen uten moms eller skattepliktig . For å legge til 22% moms, må den totale priskolonnen ha følgende formel: = C16 * 1.22 . Fra nedre høyre hjørne, trekk ned til totalen for å utvide formelen til de andre cellene. Du kan også legge til en E-kolonne med moms (22%) skrevet på den og deretter bruke formelen i D-kolonnen av typen: = C16 * E16 + C16 .
For finpussen, ikke glem å legge en takk til bunnlinjen.
LES OGSÅ: Gratis og komplette elektroniske fakturaprogrammer
Å opprette en faktura i Excel er en relativt enkel jobb, du trenger bare å forberede en tabell, sette noen regler, legge til ønsket informasjon og deretter, hvis du vil gjøre en mer teknisk jobb, også legge til litt beregningsautomatisering. Det er klart det er mulig å bruke en fakturamal som allerede er utarbeidet av eksperter, laste ned en og tilpasse den. Noen modeller er allerede tilgjengelige i Excel, åpner et nytt ark og går deretter til Fil- fanen og ser etter fakturaer i søkefeltet. Andre modeller er tilgjengelige på nettstedet for gratis fakturamaler eller på andre nettsteder med Excel-modeller for å laste ned gratis .
I dette tilfellet går vi imidlertid for å se trinnene for å lage en enkel faktura på Excel fra bunnen av (guiden fungerer også med LibreOffice Calc ).
LES OGSÅ: 10 gratis fakturerings- og regnskapsprogrammer for selvstendig næringsdrivende og små bedrifter
For å lage en enkel faktura i Excel er den nødvendige informasjonen:
- Selgers detaljer
- navn
- Adresse og postnummer
- Telefonnummer
- MVA nummer P
- Skattekode
- Kjøpers data
- navn
- Adresse og postnummer
- P MVA
- Skattekode
- Fakturadato
- Fakturanummer
- Beskrivelse av tjenesten eller produktet som selges
- Varepris (for et enkelt produkt eller tjeneste)
- Samlet forfall
- Betalingsmåte
Forbered fakturaarket med Excel
Åpne deretter et tomt Excel-ark og slett rutenett umiddelbart, for å ha et rent ark å jobbe med. For å gjøre dette, gå til fanen " Sideoppsett " og fjern merket for "Rutenett " i "Vis" -valget.Nå må vi endre størrelse på noen av kolonnene og radene, for å ha mer plass til å skrive lengre informasjon, for eksempel beskrivelser av salgsobjektet. For å endre størrelsen på en rad eller kolonne, klikk på den og dra den med musen. Som standard er radene satt til en høyde på 20 piksler og kolonnene er satt til en bredde på 64 piksler. For en optimalisert konfigurasjon kan du endre størrelse på kolonnene og radene på denne måten:
- Rad 1: 45 piksler
- Kolonne A: 385 piksler
- Kolonne B: 175 piksler
- Kolonne C: 125 piksler
Linje 1 må inneholde navnet på selgeren og ordet "Faktura". Den ekstra plassen lar deg øke skriftstørrelsen på denne tittelen for å få en bedre grafisk gjengivelse som fanger oppmerksomheten til mottakeren. Kolonne A inneholder det meste av viktig (og lengste) informasjon på fakturaen: kjøper- og selgerdata, varebeskrivelse og betalingsmåte. Kolonne B inneholder datoene. I kolonne C vil vi skrive fakturanummer, fakturadato, den individuelle prisen for hver oppførte vare og det totale beløpet.
Foreløpig informasjon om faktura
I kolonne A rad 1 skriver du inn navnet, med en større skriftstørrelse (18 pt kan gå) og fetner teksten slik at den blir tydeligere. I kolonne B rad 1, skriv "Faktura" for å umiddelbart lage hva dette dokumentet er. som skriftstørrelse kan du sette 28pt og som skrivestil kan vi gjøre det hele med store bokstaver og kanskje endre fargen med en grå.I kolonne A linjer 4, 5, 6 og 7 legger vi inn adressen (delt i to linjer), telefonnummer, momsnummer og avgiftskode
I kolonne B linje 4 og 5, skriv " DATA: " og " INVOICE NO .: " med fet tekst og juster teksten til høyre. Kolonne 4 og 5 i kolonne C er mellomrommene hvor dato og fakturanummer skal settes inn.
Til slutt, for den siste delen av grunnleggende informasjon, vil vi sette inn teksten " Faktura A: " (i fet skrift) i kolonne A, rad 9 . Rad 10, 11, 12 og 13 kan brukes til å legge inn mottakerdata.
Produkt- eller servicedetaljer
For å legge til fakturerte produkter og tjenester, må vi legge til noen flere linjer på arket.Bli deretter sammen med kolonnene A og B i rad 15 (velg de to cellene og trykk deretter på Flett- knappen øverst) for å skrive en tittel for de listede elementene som kan vises i kolonne A fra rad 16 til 30), med rømningsdatoer (kolonne B, linjer 16-30). Etter å ha blitt sammen med kolonnene A og B i rad 15, gi cellen en kant på alle sider (ved hjelp av kantknappen i Font- delen på Hjem- fanen), kanskje også ved å bruke en lysegrå fyllfarge eller annen farge. Gjør det samme også for celle C15.
I den første cellen i rad 15, skriv BESKRIVELSE og juster teksten i midten. I C15, skriv PRIS, og legg begge i fet skrift for en tabelloverskrift. Vi velger mellomrom fra rad 16 til rad 30 i kolonner A og B for å legge til en nedre kant. Cellene i kolonne C fra 16 til 29 kan i stedet omringes av en venstre og høyre kant.
Uthev celle C30, gi den grenser rundt hele cellen og en gradient av farge slik at den skiller seg ut. Til venstre (deretter B30), skriv TOTAL og juster på høyre side.
Dette fullfører fakturastrukturen, med mulighet for å legge til en ny rad avhengig av antall produkter. som skal se slik ut.
Regler, formler og automatismer
Hvis datoene er skrevet i kolonne B, linjer 16-29, velger du disse cellene og trykker på " Nummerformat " -boksen i " Nummer " -delen i " Hjem " -fanen. Velg deretter datoformatet i tall slik at det feltet alltid er en riktig skrevet dato.Merk på cellene C16-30, og velg alternativet " Valuta " for å formatere priser i euro.
Hvis du vil legge til alle individuelle mengder og få dem til å reflektere i den totale cellen som vi har opprettet, velger du cellen (C31 i dette eksemplet) og skriver inn følgende formel:
= SUM (C16: C29)
Når du fyller ut prisfeltene, blir den totale cellen automatisk fylt med summen .
Fortsetter, sett inn teksten " Betalingsmåte: " i A34 eller annen informasjon, avhengig av hva du trenger, for eksempel ved å legge inn betalingsmåter som er akseptert for betaling av faktura eller mva-eksklusjoner eller andre viktige merknader.
Til høyre for priskolonnen kan du legge til kolonnen, for beregning av den totale prisen med mva inkludert, og sette i den første kolonnen prisen uten moms eller skattepliktig . For å legge til 22% moms, må den totale priskolonnen ha følgende formel: = C16 * 1.22 . Fra nedre høyre hjørne, trekk ned til totalen for å utvide formelen til de andre cellene. Du kan også legge til en E-kolonne med moms (22%) skrevet på den og deretter bruke formelen i D-kolonnen av typen: = C16 * E16 + C16 .
For finpussen, ikke glem å legge en takk til bunnlinjen.
LES OGSÅ: Gratis og komplette elektroniske fakturaprogrammer
