Hvor mange ganger har vi måttet fylle ut bokstavene, etikettene eller invitasjoner manuelt med forskjellig informasjon på hver av dem: i utgangspunktet må vi gjenskape bokstaven eller etikettmalen på hele arket (faste data) og fylle ut hver med forskjellige data som skal legges inn (fleksible data). Denne operasjonen kan være veldig kjedelig og repeterende, men heldigvis gir programmene som brukes til å skrive og administrere data oss en flott hånd med e-postfusjon, noe som gjør at vi kan gjenskape fleksible data innen modeller laget med faste data, for å generere i ett felleskap alle billetter, brev eller etiketter med alle nødvendige data. Vi ser i denne guiden hvordan du kan slå sammen e-post på Word, Excel og LibreOffice, slik at du fra tid til annen kan velge det beste programmet for å utføre denne operasjonen på datamaskinen vår.
LES OGSÅ: E-post smelter sammen i Gmail for å sende personlig e-post til flere kontakter
Hvordan gjøre e-postfletting
Hvis vi trenger å lage en rekke utskrifter med faste data og fleksible data, er det bare å lese de følgende kapitlene for å være i stand til å oppnå målet uten å måtte skrive alle dataene manuelt, og dermed øke utskriften av brev, billetter, etiketter osv. Betraktelig.Slik smelter du e-post med Word og Excel
For å opprette en mail-fusjon begynner vi å skrive den faste delen av dokumentet vårt på Word: vi kan få hjelp til å realisere modellene som tilbys av Office-programmet, for å ha en base å starte fra.
Når den "faste" delen er fullført, må vi indikere sammenslåingstrykkene på dokumentet, dvs. delene som skal fylles ut med fleksible data. Klikk øverst på bokstaver- menyen, og klikk deretter på Start mail merge -> Wizard for mail merge .
En sidefelt åpnes til høyre for dokumentet der vi blir veiledet i opprettelsen av e-postfletting: vi velger hvilken type utskrift som skal lages ( Brev, E-post, Konvolutter, Etiketter eller Liste ), vi trykker ned på Neste, vi velger Bruk dokumentet Nåværende eller Endre utformingen av dokumentet (programmet genererer feltene som skal fylles ut av seg selv), trykk igjen på Neste, og velg Lag en ny liste for å generere fleksible data i neste avsnitt.
For enkelhets skyld kan vi også bruke Excel, som er mye mer egnet for å generere data for mail-fusjon; forlater Word-dokumentet suspendert et øyeblikk, åpner vi Excel og begynner å sette inn dataene som skal brukes for e-postfusjon i de forskjellige radene og kolonnene.
For formålet kan vi også lage en enkel tabell, for å gjøre alt så ryddig som mulig og lette oppgaven en gang tilbake i Word.
Når Excel-dokumentet med fleksible data er opprettet og regnearket er lagret, la oss gå tilbake til Word-dokumentet, og i sidefeltet, la oss gå til datavalget-delen slik at vi kan trykke på Bla gjennom- knappen.
Et vindu åpnes, der vi ganske enkelt må velge Excel-dokumentet som ble opprettet tidligere; Etter det vil programmet spørre oss om vi vil bruke den nåværende tabellen, eller om vi vil manuelt velge dataene som skal brukes.
På denne måten vil vi opprette mottakerne av e-postsammenslåingen, som vil vises i det dedikerte vinduet.
Alt vi trenger å gjøre er å sjekke dataoppføringen og til slutt klikke på OK .
For å konkludere med at vi må klikke på Neste i linjen på høyre side, velg arrangementet på etikettene som genereres av dataene (vær nøye med å få dem til å falle sammen med den delen vi vil bli fylt av de fleksible dataene!), Trykk igjen på Neste, sjekk konvoluttene en etter en, bokstavene eller etikettene generert av Word og til slutt skrives ut på det siste skjermbildet med Skriv ut- tasten (etter å ha trykket for siste gang på Neste ).
Hvis vi ikke er fornøyd med resultatet, kan vi også redigere de individuelle etikettene, bokstavene eller konvoluttene som er opprettet med knappen Rediger individuelle etiketter, som er til stede i det siste skjermbildet i veiviseren.
Slik smelter du e-post på LibreOffice
Hvis vi ikke har muligheten til å bruke Microsoft Office på datamaskinen vår, kan vi alltid installere gratis LibreOffice-pakken, som vi kan utføre e-postfletting (kalt serieutskrift her).Vi åpner LibreOffice Calc-programmet og setter inn alle fleksible data som skal brukes i den påfølgende serieutskriften, og passer på å bestille dem i en tabell.
Lagre regnearket og åpne LibreOffice Writer-programmet, begynn å skrive eller opprette den faste modellen som skal brukes til e-postfusjon, åpne deretter Verktøy- menyen og klikk på elementet Skriv ut veiviseren i serie .
Fra dette skjermbildet kan vi velge om vi vil starte fra det allerede åpne dokumentet eller laste opp et annet dokument eller en modell lastet ned fra Internett ; Når du har valgt, trykk på Neste, velg om du vil opprette et brev eller en e-postmelding og trykk igjen på Neste for å finne deg selv i det viktigste skjermbildet, der du kan angi adresseblokken.
Nå klikker du på Velg adresseliste, og klikker på Legg til i det nye vinduet for å kunne legge til regnearket opprettet tidligere med Calc (spesielt pivottabellen opprettet for å sortere dataene).
Når de fleksible dataene er lastet inn, trykk på Andre for å velge dataformat, og velg deretter Kombiner felt for å kunne velge hvilke data du vil bruke i det valgte formatet.
Nå klikker vi på OK, vi sjekker om alle de genererte dokumentene har dataene vi lastet inn, så trykker vi igjen på Neste, vi velger den mest hensiktsmessige formen for hilsen, vi trykker igjen på Neste og justerer dataoppsettet i dokumentet, slik at vi kan forhåndsvis det endelige resultatet.
Vi kommer tilbake til Writer-dokumentet, denne gangen delt inn i så mange dokumenter som det er utskrifter å lage (vi ser en ny verktøylinje vises øverst). For å starte utskriftsprosessen, trykk ganske enkelt på Skriv ut sammensatte dokumentikonet .
konklusjoner
E-postfusjon kan være veldig nyttig på kontoret når vi må sende et enkelt dokument til flere personer, og vi må faktisk bare endre velkomstmeldingen, overskriften og de endelige hilsenene til hver enkelt. Det kan også være veldig nyttig i hjemmet for å lage bryllupsinvitasjoner, spesielle invitasjoner eller personlige billetter for hver gjest: ved å følge trinnene som vi har illustrert, vil vi kunne skrive ut sammenslåing med både Word og Excel (tilgjengelig som betalte programmer) og LibreOffice (tilgjengelig gratis).Vi vet ikke hvordan vi lager etiketter på Word "> Hvordan lage etiketter med Word.
Hvis vi i stedet må lage en faktura ved hjelp av Excel, inviterer vi deg til å lese artikkelen vår Hvordan lage en faktura med Excel, fra bunnen av, enkel og personlig .
Som en sluttlesing anbefaler vi deg å ta en titt på Hvordan skrive ut visittkort med Word eller LibreOffice, virkelig nyttig hvis vi trenger mange visittkort med faste data.
