Microsoft Outlook er det mest brukte og berømte programmet i verden for å administrere e-post på datamaskinen din, selv om det er et program som er inkludert i Office-pakken. Outlook er viktig i mange organisasjoner, ikke bare for de åpenbare e-poststyringsfunksjonene, men også for kalenderen, oppgavene og adressebokfunksjonene.
For selskaper er bekvemmeligheten å koble Outlook til en Exchange-server, slik at alle kan dele samme adressebok og kalendere, og bli et utmerket verktøy for samarbeid på bedriftsnivå.
For hjemmebruk brukes Outlook hovedsakelig til å laste ned post til PC-en din og lagre den utenfor internett, men selv om de fleste absolutt ikke bruker en Exchange-server hjemme og sannsynligvis ikke en gang vet hva den er. egenskaper, Outlook-funksjoner gjør det til et kraftig aktivitetsstyringsverktøy også for personlig og ikke-profesjonell bruk, for å lese e-post, følge avtaler, organisere adressebøker og mye mer.
I denne guiden lager vi et kortfattet og konsentrert kurs om hvordan du bruker Microsoft Outlook (tar den nyeste versjonen, Outlook 2013 ) for å lære hovedfunksjonene og konfigurere den med hver e-postkonto .
Alle som har Microsoft Office-programmer (Word, Excel, Powerpoint osv.) Har også Outlook på datamaskinen og kan åpne det for en første tilgang.
Å være et produkt av Office-serien, vil du finne et kjent grensesnitt, litt likt det fra Word, selv om det tjener en helt annen ting.
Standardvisningen av Outlook er innboksen, øverst er det båndbåndet, skjult for å spare plass på skjermen.
For å se og skjule båndet raskt, trykk bare CTRL - F1 tastene.
Du kan låse stangen ved å trykke på stempelstangen som tjener til å fikse den og ikke skjule den lenger.
Båndbåndet gjør det veldig enkelt å finne knappene for å aktivere funksjonene og bruke programverktøyene.
Hjem-fanen har forskjellige knapper, avhengig av modus og skjerm du er på.
På hovedskjermen er det alternativer for post.
Langs venstre kant av Outlook er det mapper, mens nederst i dette panelet er Outlook-modus: Innboks, Kalender, Personer, Oppgaver og så videre.
Ved å klikke på pilen øverst i navigasjonspanelet utvides den i ruten for å se mappestrukturen til e-postkontoen.
Klikk på de tre prikkene for å få tilgang til flere Outlook-modus: Outlook-notater, mapper og snarveier.
Fra "Navigasjonsalternativer" kan du endre rekkefølgen de forskjellige elementene vises i og deaktivere kompakt navigasjon hvis du bruker en stor skjerm.
Fanen Send / motta angår innboksfunksjonene, men vises også i andre modus (kalender, oppgaver osv.), Selv om de ikke har samme funksjonalitet.
Avhengig av hvilken type e-postprotokoll du bruker (IMAP eller POP), har du kanskje ikke muligheten til å laste ned bare meldingsoverskrifter, merke eller fjerne valg av meldinger som skal lastes ned, og andre funksjoner (som bare er tilgjengelige med IMAP-protokoll, anbefales alltid)
Mappefanen lar deg administrere mappene i postkontoen din, opprette nye, velge reglene for automatisk arkivering av gamle post og andre egenskaper.
I kalendermodus er det ingen mapper, så fra denne menyen kan kalendere kopieres eller flyttes.
Strukturen til mappene er avgjørende for å administrere e-posten og holde den ryddig, for ikke å gå glipp av viktige meldinger og finne posten lettere.
I en annen artikkel så vi hvordan du oppretter regler og postfilter på Microsoft Outlook for å organisere e-post i mapper .
Visningsalternativene inneholder de viktigste funksjonene for å skjule eller vise informasjon og elementer i Outlook-grensesnittet, blant dem finnes det også påminnelser .
I kalendermodus er det mulig å endre måten du ser dagene på, med månedlig, ukentlig eller daglig visning og farge.
Alternativene i båndbåndet, som nevnt over, endres avhengig av hvor du befinner deg.
Hvis du skriver en ny e-post, finner du alle knappene for formatering av tekst, for å legge til vedlegg, bilder, etiketter osv.
Fanen Sett inn er tilgjengelig i alle deler av Outlook og lar deg endre innholdet i meldinger, aktiviteter, kalenderhendelser.
Når det gjelder e-postmeldinger er det en knapp for alternativene der valg av tema, farger, skrifter og effekter er funnet, CCN (karbonkopi skjult for å skjule mottakerne av e-posten) og forespørsel om bekreftelse av leser e-posten.
Fanen Revisjon inneholder automatisk stave- og grammatikkorreksjonsfunksjoner, nyttige for ikke å gjøre feil når du skriver e-post.
Du kan også oversette sendte meldinger til andre språk.
La oss nå gå videre til å sette opp en e-postkonto som kan være automatisk eller manuell
Første gang du starter Outlook, blir du bedt om å sette opp en konto, som du også kan hoppe over først og legge til senere.
Faktisk kan du bruke Outlook uten en konto i kalender, oppgaver og notatmodus.
Siden det er et program som først og fremst er laget for administrasjon av e-post, er det verdt å legge til en konto umiddelbart ved å prøve den automatiske konfigurasjonen der du bare trenger å oppgi brukernavnet og passordet du bruker for å få tilgang til innboksen.
Hvis den automatiske konfigurasjonen ikke fungerer (den fungerer absolutt med Hotmail- og Outlook.com-adresser, men ikke sies å fungere med andre leverandører), må du fortsette med den manuelle konfigurasjonen .
For å legge til en konto i Outlook må du gå til Fil- fanen i båndet og følge den manuelle innstillingsprosedyren.
I manuell konfigurasjon er det første valget å bruke en POP- eller IMAP-konto (eller en Exchange-konto hvis du konfigurerer Outlook på et kontor)
Vi har allerede sett i en annen artikkel forskjellene mellom IMAP og POP som syntetisk er:
- POP eller Post Office Protocol er den eldste protokollen som brukes til å laste ned post til datamaskinen.
- IMAP lar deg i stedet kopiere mappestrukturen til nettposten og synkronisere meldingene uten å få dem til å forsvinne fra postserveren, med alternativer for å laste ned bare meldingsoverskriftene, uten å fylle datamaskinen med tusenvis av e-poster og vedlegg.
Velg om mulig alltid IMAP.
Du kan se i guiden for hvordan du legger til en Yahoo Mail-konto i Outlook ved å endre parametrene i henhold til e-postleverandøren.
I en annen artikkel forklarte jeg også trinn for trinn hvordan du konfigurerer Microsoft Outlook med GMail til å motta og sende e-post fra PC-en.
I Outlook kan du legge til og administrere så mange e-postkontoer du vil.
Hvis du bruker flere e-postkontoer, for eksempel en personlig og en for jobb, kan en e-postklient som Outlook virkelig gjøre en forskjell og lar deg koble kalenderavtaler og aktiviteter for å administrere livet ditt på en måte fullført.
Etter å ha lagt til to kontoer, kan du velge kontoen du vil konfigurere fra rullegardinmenyen øverst på Kontoinformasjon-siden i Fil- fanen.
Fra " Kontoinnstillinger " kan du opprette en ny konto, reparere en allerede lagt til, fjerne dem, angi din favoritt og endre andre innstillinger.
Adressebokhåndtering og legge til kontakter i Outlook
Hvis du vil administrere adressebokkontaktene dine, åpner du Folkemodus fra Hjem-fanen og legger til adresser og andre detaljer fra hovedgrensesnittet.
Nesten sikkert vil det imidlertid være nødvendig å importere adresseboken fra Google, Yahoo eller andre kontoer du bruker.
Du må deretter eksportere kontaktene fra den adresseboken og deretter importere dem til Outlook.
Normalt ville dette være en enkel jobb hvis det ikke var for hver konto som bruker sine egne formater og det kan være komplikasjoner.
Den enkleste måten er å synkronisere adresseboken din mellom Gmail og Outlook og importere kontaktene dine.
Ellers må du bruke vCards, som forklart i veiledningen for hvordan du importerer vCard (vcf) filer til Windows-kontakter og i Microsoft Outlook.
For å utforske mer avanserte funksjoner i Microsoft Outlook vi har sett, i andre artikler:
- Hvis du har flere datamaskiner som du kan konsultere e-post fra, men du ikke kan bruke en Exchange-server, har vi i en annen artikkel sett hvordan du synkroniserer Microsoft Outlook på flere datamaskiner .
- Deaktiver svar på alle og videresend e-post på meldinger sendt med Outlook
- Forsink en e-post for planlagt sending
- Slik utsetter du en e-postmelding for en planlagt sending
Til slutt, hvis du ikke har Outlook, og du leter etter et lignende gratis program, kan du se på listen over de beste alternative e-postklienter til Microsoft Outlook for å lese e-post fra din PC
