Å jobbe og skrive med Word (eller tilsvarende programmer som LibreOffice Writer eller Google Docs) betyr å takle alle problemene og vanskene med tekstformatering. Det er enkelt å skrive et dokument på datamaskinen, men det kan bli frustrerende hvis du ikke kjenner det grunnleggende, å formatere teksten eller endre måten den blir presentert, avsnitt, sideskift, marginer etc.
alle vil ha problemet med å se tomme sider midt i et dokument, ikke kunne dele kapitlene, og se at utskriften er forskjellig fra det du ser på skjermen.
Du kan forbedre mye i å utarbeide dokumenter med Microsoft Word og begrense feil så mye som mulig og uten å bli gal i å lære hvordan tekstformatering fungerer i Word og hvilke verktøy som er tilgjengelige for å kontrollere det .
Instruksjonene i denne artikkelen er basert på Word 2010, men skal fungere med både tidligere og senere Word-versjoner, med mindre annet er angitt.
LES OGSÅ: Bruk Microsoft Word profesjonelt og raskt med 5 nyttige funksjoner
1) De tre nivåene for formatering i Microsoft Word
Det første trikset for å formatere et dokument i Word er å forstå hvordan Word tolker tekstformatering.
Det menneskelige sinn tenker at et dokument består av ord som danner setninger, setninger som danner avsnitt, avsnitt som utgjør sider, og så videre.
For Word består imidlertid hvert dokument av tre grunnleggende nivåer:
- Seksjoner : Hvert Word-dokument har en eller flere seksjoner.
- Avsnitt : Hver seksjon har ett eller flere avsnitt.
- Tegn : Hvert avsnitt har ett eller flere tegn.
Word gjør det synes mulig å bruke formatering på et helt dokument eller bestemte sider i et dokument, men i virkeligheten er alle regler alltid brukt på et av disse tre nivåene og ikke derfor på hele dokumentet.
2) Se de skjulte tegnene
For å lære å formatere tekst i Microsoft Word og arbeide med stiler, må du alltid holde skjulte tegn synlige, i det minste til du blir så god at du "ser dem" selv om de ikke er synlige for øyet.
Klikk på knappen med symbolet ¶ på hovedverktøylinjen for å se de ikke-utskrivbare og skjulte tegnene som er symbolene på strukturen til et dokument.
Arket vil nå vises flekkete med prikker på sidene, og ¶ på slutten av hver linje som ender på en prikk.
I Word er hver knapp du trykker på tastaturet et tegn, men bare bokstaver, tall og tegnsetting er sett.
Med alternativet Vis skjulte tegn, kan du prøve å trykke Enter, Tab og mellomromstasten for å forstå at disse også tolkes som tegn, ikke kan skrives ut.
Når du kopierer og limer inn i tekst, kopieres også disse tegnene.
Det kan være litt stygt å se alle de rare tegnene rundt teksten, men du må venne deg til den for å sjekke formateringen.
Når du trykker på ¶-tasten på nytt, er det alltid mulig å deaktivere de skjulte tegnene.
Du kan kontrollere nøyaktig hvilke tegn du vil se og skjule ved å gå til File -> Options -> Display .
Det eneste du ikke ser er seksjonsbruddene i dokumentet, bare synlige når du bytter til utkastvisningen (menyvisning -> struktur ).
3) Kontroller seksjonene
Seksjonene kontrollerer hele flyt av dokumentet.
Alle Microsoft Word-dokumenter starter med en enkelt seksjon som endres når følgende endringer legges til:
- Et manuelt seksjonsbrudd er satt inn.
Du kan opprette en ny seksjon manuelt ved å sette inn et seksjonsbrudd (på Word-meny Layout -> Breaks )
Det er to typer seksjonsbrudd, den ene som bryter teksten på siden, den andre som fortsetter å skrive på den samme siden der bruddet er satt inn.
I Word er det også rare og jevne sidebrudd.
- Formateringen av bestemte sider blir endret.
Husk at Word ikke ser sider, bare seksjoner.
Når du endrer formateringen på en bestemt side eller et utvalg av sider, oppretter Word en ny seksjon for dem ved automatisk å sette inn et seksjonsbrudd over og under.
Eventuelle formateringsendringer på sidenivå brukes på hele seksjonen.
Seksjoner kan virkelig gjøre deg gal hvis du ikke virkelig forstår hvordan du skal administrere dem og hva de er, spesielt fordi du trenger å bruke designvisning for å administrere dem.
En typisk nybegynnerfeil er å bytte til å skrive på en påfølgende side uten å avbryte siden, trykke Enter flere ganger.
4) Bruk avsnitt
Paragraf er uten tvil det viktigste elementet i et Microsoft Word-dokument.
Suksess med formatering av tekst avhenger av å forstå hvordan den fungerer.
Avsnittet er en setning som ender med innpakning, og deretter bruker du. og trykk deretter Enter.
I Word er et avsnitt indikert med tegnet ¶
Paragrafmerket er en viktig og spesiell karakter fordi det forteller oss alt om strukturen i teksten.
Når du ser ¶, kan vi unngå feil som å flytte til neste side ved å trykke Enter flere ganger eller miste formatering i kopien og lim inn.
Dette er fordi symbolet ¶ ikke også er kopiert.
For å skrive på Word er det viktig å se disse karakterene og alltid vite hvor en setning ender.
5) Bruk stiler for å organisere og bruke formatering
En stil er samlingen av formateringsinformasjon som kan brukes på et tekststykke samtidig.
Stiler er nyttige for å bruke samme formatering i et dokument.
Words Hjem-meny lar deg velge mellom noen forhåndsdefinerte stiler som er av to typer: avsnittsstiler og tegnstiler.
Raske stiler er tilgjengelige fra en rullegardinmeny på hovedlinjen.
- Avsnittstiler inkluderer formatering som brukes på et helt avsnitt, (tabeller, linjeavstand, rammer og innrykk), og også tegnsformatering (skriftstype, størrelse, farge).
Avsnittstiler er merket med ¶-tegnet.
- Tegnstiler inneholder bare informasjon om formateringen av valgte tegn i et avsnitt.
Karakterstiler inkluderer bare formatering av tegn, bokstaver og tall.
Hvis du bruker en tegnstil i et avsnitt, overstyrer den avsnittsstilen.
Du kan redigere eksisterende stiler, men det er best å la dem ligge der de er og lage din egen hvis du vil ha denne kontrollen.
I de nye alternativene for oppretting av stil er det bedre å legge det til i hurtigstiler-menyen, men ikke aktivere alternativet for automatisk oppdatering.
Det er bedre å bruke samme stil automatisk for følgende avsnitt for å ha et enhetlig dokument.
For titler eller bildetekster er det bedre å bruke forskjellige stiler.
Alle det grunnleggende om stiler i Word er fullstendig forklart i den italienske kontorveiledningen på denne siden.
6) Forbered dokumentet først
Det er ikke noe mer frustrerende enn å prøve å løse seksjonsproblemer i Word eller løse et problem med stilene til et ferdig dokument.
Den beste måten å skrive på Word er å gjøre det uten å bekymre deg for formatering og deretter, når du er ferdig, åpne et nytt dokument, forberede det ordentlig og kopiere teksten fra det gamle til det nye, lime det inn som uformatert tekst.
En annen artikkel rapporterer et program for å lime inn kopiert tekst uten formatering.
LES OGSÅ: Bli bra med regneark i 4 trinn (Excel, LibreOffice og Google Drive)
