Vi må dele viktige arbeidsdokumenter, men vi vil unngå at ethvert indiskreet øye kan lese fortrolige data "> Ved å klikke på ikonet, kan vi velge en serie elementer designet for å beskytte dokumentet tilstrekkelig: For å forhindre at filen åpnes, velg Krypter med passord, skriv inn to ganger det valgte passordet og bekreft på OK ; alt vi trenger å gjøre er å lagre filen (ved å trykke på tastaturet CTRL + B eller CTRL + S), lukke Office og sjekke at når vi åpner filen, blir vi bedt om det valgte passordet.
For å fjerne hvilket som helst passord, bare åpne dokumentet, skriv inn passordet som er brukt så langt, gå tilbake til Beskytt dokument og klikk på Krypter med passord igjen, og pass på å la dette feltet være tomt denne gangen (bare slett prikkene og trykk OK ).
Prosedyren er gyldig på ethvert Office-program: Word, Excel, PowerPoint og de andre programmene som er i arbeidspakken produsert av Microsoft.
Endre beskyttelse
Hvis vi derimot ønsker å beskytte Office-dokumentene våre mot endringer, må vi stille inn nivået på endringene som skal blokkeres (siden noen dokumenter har tekstfelt eller nyttige kryss for å fylle ut).
Vi åpner dokumentet, går tilbake til File- menyen, og velg elementet Restrict modification fra Protect document- menyen. En ny sidefelt åpnes på dokumentet, hvorfra du kan bestemme om du vil bruke begrensninger i formatering eller begrensninger på endringer.
I denne veiledningen plasserer vi et avkrysningsmerke på Tillat bare denne typen endringer i dokumentet, og velg ett av de tilgjengelige elementene i rullegardinmenyen: Ingen endringer (skrivebeskyttet), Revisjoner, kommentarer og skjemautfylling .
Hvis vi er en del av et bedriftsnettverk, og vi har andre brukere registrert i samme firmakontor, kan vi også begrense endringene til en bestemt gruppe, ved å velge i unntaksfeltet (valgfritt) som blir berørt av begrensningen til endringene.
For å bekrefte bruken av beskyttelsen, klikk nedenfor på Ja, bruk beskyttelse ; et vindu vil nå åpne hvor du kan angi det valgte beskyttelsespassordet (muligens forskjellig fra det som er lagt inn for tilgang), eller alternativt angi autentisering ved å bruke administratoropplysninger (bare PC eller Windows-kontoen som vi bruker for øyeblikket kan gjøre endringer).
Hvis vi bruker passordgodkjenning, kan vi integrere tilgangslåsen, sett i det første kapittelet, uten problemer.
Hvis vi i stedet bruker brukergodkjenning, blir dokumentet øyeblikkelig kryptert og kan bare vises av autoriserte brukere, som i alle fall ikke vil kunne endre det (bare kontoen vår er autorisert for endringer).
For å fjerne denne typen beskyttelse, gjenta ganske enkelt alle trinnene du allerede har sett, fjern avmerkingen på Tillat bare denne typen endringer i dokumentet .
Slik beskytter du dokumenter på LibreOffice
Office er en veldig kostbar arbeidssuit, som selges av Microsoft for hundrevis av euro, derfor vanskelig å kjøpe fra vanlige brukere eller hjemmebrukere. Som et gyldig alternativ kan vi alltid bruke LibreOffice-pakken på våre datamaskiner, tilgjengelig gratis.La oss se sammen hvordan du kan beskytte tilgang til dokumentet og hvordan du kan forhindre uautoriserte endringer.
Åpningsvern
For å beskytte de viktigste dokumentene, åpner vi LibreOffice, velger programmet som skal startes, oppretter dokumentet og klikker øverst på File -> Save As når du lagrer.
I lagringsvinduet velger vi et navn på filen, banen der vi skal lagre den og sørger for å sette et hake ved Lagre med passord, og klikk deretter Lagre nederst.
Et ekstra vindu åpnes der du kan angi det valgte passordet to ganger; Når du er klar, klikker du OK for å lagre dokumentet. Fra nå av er det bare de som kjenner passordet, som kan åpne filen og se innholdet.
Endre beskyttelse
Hvis vi i stedet ønsket å beskytte dokumentet mot uønskede endringer, gjentar vi trinnene som ble sett i forrige kapittel, det vil si, gå til Fil -> Lagre som, sett avmerkingen på Lagre med passord, og klikk deretter på bunnen på Lagre . I vinduet hvor du skal angi åpningspassordet, utvider vi alternativet Alternativer, vi merker av for Åpne filbeskyttet element, deretter angir vi et annet passord enn det som er satt for åpning.
Vi klikker OK for å bekrefte. Fra nå av vil vi kunne åpne dokumentet som skrivebeskyttet, uten å kunne gjøre noen endringer (uavhengig av om vi har beskyttet tilgang til filen eller ikke). For å gjøre endringer i det beskyttede dokumentet, klikk på Rediger- menyen øverst, velg Endre modus- elementet og skriv inn låse opp passordet som er valgt for å beskytte endringene.
konklusjoner
I denne guiden har vi sett sammen hvordan vi kan beskytte dokumenter når du åpner og hvordan du kan beskytte dokumenter mot endringer, både hvis vi bruker Office og hvis vi bruker gratis LibreOffice-pakken.Alternativt kan vi beskytte en eller flere ved å bruke beskyttelse direkte på mapper, så vel som beskrevet i vår guide for hvordan du kan beskytte filer og mapper med passord .
For å beskytte dokumenter mot endringer innebærer en annen metode (mye brukt) å konvertere Office-dokumentet til PDF, som beskrevet i veiledningen for hvordan du kan beskytte en PDF-fil med et passord for ikke å åpne eller redigere den .
