De som jobber med e-post kan ha behov for å forhindre at mottakerne av en e-post sendt til flere kan ha muligheten til å videresende eller svare alle, det vil si at de ikke kan videresende meldingen til andre eller svare til alle de som er kopiert. Denne funksjonaliteten finnes bare på e-postklienten Microsoft Outlook, 2003, 2007 og 2010 .
Beskyttelsen av sendte e-poster forhindrer mottakeren av en melding fra å kopiere, skrive ut eller videresende denne e-postmeldingen.
Årsakene til å bruke denne innstillingen kan være relatert til konfidensialiteten til informasjonen som er presentert i meldingen, eller til ønsket om å forhindre at noen svarer på en gruppe-e-post.
For å forhindre svar på alle er det to moduser, den ene med en manuell konfigurasjon, den andre med en plugin for programmet.
Beskyttelsen vil ikke være absolutt, den kan bare fungere som et avskrekkende middel, hvis beskyttet post ble åpnet med andre e-postklienter enn Microsoft Outlook, ville beskyttelsen være ineffektiv.
I organisasjoner og kontorer der e-post bare kan leses med Outlook, er denne beskyttelsen vanskeligere å omgå.
Den manuelle metoden for å deaktivere "Svar alle og" Videresend er beskrevet trinn for trinn på en Microsoft Outlook hjelpeside .
Opprettelsen av beskyttelsesmodulen er veldig enkel og kan gjøres en gang for alle, med mulighet for å stille inn eller ikke blokkering i henhold til e-postadressen.
Hvis du foretrekker det, kan du i stedet bruke en plugin for Exchange og Outlook (bare 2007 og 2010) som deaktiverer svaret til alle og videresendingen av en e-post sendt.
NoReplyAll- pluginen (gratis) kan lastes ned og installeres på datamaskinen som brukes til å sende e-postmeldinger.
Ved å åpne Outlook på nytt og komponere en ny melding etter å ha installert denne utvidelsen, bør du se to nye knapper på toppmenyen, som du kan deaktivere videresendingsfunksjonaliteten til andre.
Ved å prøve å sende denne e-posten til deg selv, beskyttet av Svar til alle, vil du merke at ved å åpne den mottatte meldingen på nytt er knappene for å videresende meldingen og svare til mottakerne som kopierer til e-posten deaktivert.
Svaret til avsenderen er åpenbart mulig.
Hvis brukeren prøver å videresende eller svare på alle fra hurtigmenyen i Outlook (som ikke er deaktivert), vil en advarsel åpne om at funksjonaliteten ikke er tilgjengelig.
Hvis mottakeren av e-posten ikke bruker Microsoft Exchange eller Outlook og prøver å svare på alle, selv om den ikke er deaktivert, blir de andre mottakerne ikke automatisk kopiert, som om nødvendig blir valgt manuelt.
Som en tilleggsfunksjon, fra konfigurasjonsmenyen til denne plugin ( Verktøy -> Alternativer ), er det mulig å liste opp noen nøkkelord for å motta advarsler når du sender en melding uten vedlegg.
En mer effektiv metode for å beskytte konfidensialiteten til e-postmeldinger som sendes via Outlook, er BCCThis plugin som lar deg sende private CCN-meldinger knyttet til e-posten, bare synlige for noen.
