I kontorarbeid er det to programmer som brukes mest: Word og Excel. Å være god med disse to programmene betyr ikke at man verken tar en europeisk lisens som er et sertifikat uten praktisk mening, og heller ikke vet hvordan man bruker hvert eneste alternativ i Office-programmer.
Det viktige er å vite hvordan du bruker noen sentrale funksjoner for å utarbeide dokumenter og jobbe med regneark, for å være raske og dyktige i de hyppigste daglige operasjoner.
Her er 4 grunnleggende operasjoner du kan gjøre med Word og Excel, som integrerer andre guider som allerede er skrevet i denne bloggen.
1) Vi har allerede forklart, angående Excel, 4 ting du kan gjøre for å bli bra med regneark .
I denne anledningen mater vi den artikkelen som snakker om automatisk fylling av cellene, som er en viktig operasjon å vite for å fungere på alle nivåer.
Hvis du vil bruke automatisk utfylling, skriver du ganske enkelt et nummer i en celle og følgende nedenfor.
Trykk deretter musen på hjørnet av den andre cellen, der det er en liten firkant uthevet, og dra nedover mens du holder trykket for å se at de andre cellene fylles med sekvensielle tall.
Sekvensene kan være tall, datoer eller enda mer komplekse formler.
Hvis du for eksempel har flere kolonner med tall, kan du gjennomsnittse alle verdiene til den kolonnen ved å skrive den relative formelen i den nedre cellen.
For å gjennomsnittet av antall andre kolonner nå, bruk bare det automatiske fyllingssystemet, dra firkanten i de tomme cellene ved siden av for å gjøre samme beregning i bunnen av hver kolonne også.
Når du slipper musen etter å ha dratt hjørnet av den fylte kolonnen på de tomme, vil du ha gjennomsnittet av tallene for hver celle.
Hvis du vil lære mer om Excel automatisk fylling, kan du lese den komplette Microsoft nettstedguiden.
2) Administrer data enkelt med pivottabellen
Det er også verdt å huske hvordan pivottabeller lages, som er helt uunnværlige på Excel.
Pivottabellen er tilgjengelig under " Sett inn " -menyen.
Hvis du klikker på pivottabellikonet etter å ha markert en hel datatabell (inkludert overskrifter), analyserer verktøyet dataene og tar dem med til et nytt ark der du kan manipulere kolonnene på forskjellige måter.
Det blir mulig å velge kolonnene med data som skal analyseres og velge hvordan man skal manipulere dem, for eksempel for gjennomsnitt.
Å bruke et pivottabell sparer mye tid slik at du kan bruke funksjoner automatisk.
3) La oss nå gå videre til Microsoft Word, det mest brukte programmet i verden for å skrive dokumenter.
Å skrive er ikke vanskelig, men å formatere teksten og gjengi den på en viss måte på arket kan gjøre deg gal.
Det er to ting du trenger å kunne gjøre med Word: administrering av overskrifter og sideoppsett og tekstformatering.
Overskrifter er viktige for å lage leddoverskrifter like i dokumentet.
Å designe overskrifter i Word er viktig for ikke å måtte gjøre om dem hver gang for hvert nytt dokument.
Overskrifter kan formateres fra "Sett inn" -menyen ved å velge "Header" -ikonet.
Ved hjelp av overskrifter kan du redigere alle sidene i et dokument på en gang.
Denne hjelpesiden forklarer hvordan du setter inn dokumenthoder og bunntekst.
4) Administrasjon av sidelayout
En annen ting som alle som jobber med Word trenger å vite, er hvordan du kan sette opp og forhåndsvise formatet til en side i et dokument.
Noen av sidelayoutrelaterte verktøy er på " Sett inn " -menyen.
Herfra kan du legge til "Sidetall" for å automatisere og administrere sidenummerering.
På " Sideoppsett " -menyen er det forskjellige formateringsalternativer, for å administrere marginene automatisk.
Alternativene for sidegrensa lar deg derimot endre marginalene til dokumentet til venstre og høyre.
Når det gjelder Word, viser jeg til to andre guider i denne bloggen om de essensielle forestillingene du skal vite og de viktigste operasjonene du kan bruke:
- 5 nyttige funksjoner for å bruke Word på en profesjonell og rask måte
- Tekstformateringsveiledning for Word: stiler, seksjoner og avsnitt
