De som bruker Microsoft Outlook som e-postklient, kan organisere e-postmeldinger i forskjellige mapper i henhold til type post, i henhold til avsender eller dato. Når du mottar mange e-postmeldinger er det viktig å organisere dem i forskjellige mapper, men det er like viktig at denne distribusjonen er automatisk, slik at du alltid vet i hvilken kategori du skal se etter bestemte typer meldinger.
I web.mail-tjenester som Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail og andre, er det mulig å lage automatiske filtre for e-post i henhold til bestemte regler.
Også på Microsoft Outlook-programmet er det mulig å lage filtre og regler for å automatisere organisering av innkommende post i spesifikke mapper .
Prosessen som beskrives gjelder alle typer e-postregler i Outlook.
Hvis du for eksempel abonnerer på nyhetsbrevet for å motta Navigaweb-artikler via e-post (fra registreringsskjemaet til høyre), vil du kanskje at e-postene fra " pom-heyweb " skal katalogiseres i en bestemt mappe, kanskje kalt " datamaskinnyheter ".
1) Gå til Verktøy- fanen og velg alternativet Regler og advarsler .
2) I delen E-postregler, trykk på den nye regel- knappen (eller Endre regel hvis du endrer en eksisterende).
3) Under delen Organiser velger du det grunnleggende kravet (i dette tilfellet kan det være, flytt meldinger fra en bestemt bruker til en mappe ).
4) I den nedre delen av vinduet er det et avsnitt med tittelen " Trinn 2 " med uttrykket Bruk regelen når en melding sendt av ... kommer .
I denne setningen må du klikke på de forskjellige koblingene skrevet i blått og endre alternativene i henhold til dine behov.
Klikk deretter på " brukere " og angi e-postadressene som skal brukes som et filter (i vårt eksempel, navigaweb.net-adressen som artiklene blir mottatt med).
Listen viser bare personene som er lagt til i adresseboken, derfor må du forsikre deg om at du har lagt e-postadressen til kontaktene før du velger den.
Klikk deretter på " flytt meldingen til den valgte mappen " og velg mappen hvor du vil finne de automatisk filtrerte e-postene.
I dette tilfellet kan du opprette en ny mappe fra valgvinduet.
5) Klikk Neste og avgrens eventuelt regelen ved å legge til andre parametere.
Inkluder for eksempel bare meldinger med noen spesifikke ord i emnet.
6) Neste og angi eventuelle unntak fra regelen.
7) Gi et navn til det automatiserte filteret, og klikk på Fullfør .
Men først kan det være praktisk å sette krysset på at alternativet gjelder meldinger som allerede er til stede og på aktiv regel .
Dette sikrer at nye og tidligere meldinger som oppfyller regelen flyttes til den tilsvarende mappen .
Hvis du vil forkorte prosessen, hvis du ikke trenger en mer detaljert regel, kan du gjøre det samme, raskere, ved å klikke på en melding fra innboksen og velge Opprett regel .
Dette gjør det mye enklere å velge forhold og konfigurere et filter som automatisk flytter meldinger til spesifikke Outlook-mapper.
